Quick-Info
Ziel: lohnrelevante Änderungen automatisch übergeben und Dialog sicherstellen
Voraussetzungen: aktive Lohnbuchhaltungsliste, Berechtigungsgruppe Lohn, Benachrichtigungslogik
Vorgehen: Änderung durchführen → automatischer Eintrag → Prüfung durch Lohn → Rückfrage oder Übernahme → Archivierung
Voraussetzungen
- Lohnbuchhaltungsliste mit Feldern wie Mitarbeitende, Änderungstyp, Details, Gültigkeit, Status, Kommentare, Zeitstempel, Anhänge
- Berechtigungsgruppe Lohnbuchhaltung (intern/extern, eigener Login für externe Stellen)
- Kachel „Lohnbuchhaltung“ für HR sichtbar
- aktive Benachrichtigungslogik
- automatische Einträge aus Personalakte, MSS und ESS
Schritte im Detail
A) Automatischer Eintrag in die Lohnliste
- lohnrelevante Änderung in der Personalakte durchführen
- speichern
- System erstellt automatisch neuen Eintrag
- enthalten sind: Mitarbeitende, Änderungstyp, Details (alt/neu, Betrag, FTE, Org-Bezug), Gültig ab, Link zur Akte bzw. Beleg
B) Zugriff & Prüfung durch Lohnbuchhaltung
- Kachel „Lohnbuchhaltung“ öffnen
- Filter nutzen (Zeitraum, Änderungstyp, Status)
- Eintrag öffnen
- Details prüfen
- optional Export als CSV/XLSX
C) Rückfrage & Dialog
- Lohn klickt „Rückfrage an HR“
- Kommentar erfassen
- Status → „In Prüfung (HR)“
- System erzeugt Aufgabe für HR mit Deep-Link
- HR antwortet im Kommentar, lädt ggf. Beleg hoch
- Status → „Geklärt“
- Lohn bestätigt → „Übernommen“ (optional mit Datum/User)
D) Abschluss
- nach Abrechnung oder Sammelabschluss Eintrag archivieren
- Status → „Archiviert“ (read-only, auditfähig)
Systemaktionen
- automatischer Eintrag in der Lohnbuchhaltungsliste
- automatische Statusänderungen nach Prozessschritt
- automatische Deep-Link-Aufgabe an HR bei Rückfragen
- Exportfunktion für Lohn
- Audit-Log protokolliert Anlage, Kommentare, Statuswechsel, Export
Ergebnis
- vollständige und nachvollziehbare Lohnbuchhaltungseinträge
- externe Lohnstellen sehen nur die Lohnliste
- Dialog zwischen HR und Lohn revisionssicher dokumentiert
- Statusworkflow Neu → In Prüfung → Geklärt → Übernommen → Archiviert
- direkte Links führen zur Akte bzw. Belegen
Hinweise / Nachprüfung
- Lohnbuchhaltungsliste nach Zeitraum, Status, Typ prüfen
- Aufgabenliste HR prüfen (Rückfragen)
- Exportdateien testen
- Audit-Log prüfen
- verlinkte Belege und Personalakte öffnen
Parameterübersicht
Änderungstyp – persönliche Daten, Steuerdaten, Arbeitszeit, Position, Vergütung, Kündigung
Felddetails – alt/neu, FTE, Org-Bezug
Status – Neu, In Prüfung, Geklärt, Übernommen, Archiviert
Kommentare – HR / Lohn
Gültig ab – Datum
Link zur Akte – Deep-Link
