Quick-Info
Ziel: Aufgaben zentral verwalten und steuern
Voraussetzungen: aktive HR-Task-Liste, Benachrichtigungslogik, rollenbasierte Sichtbarkeit
Vorgehen: Benachrichtigungen prüfen → HR-Task-Liste öffnen → Aufgaben bearbeiten, übernehmen oder abschließen
Voraussetzungen
- aktive HR-Task-Liste, gefüllt durch Module wie Recruiting, Lohnbuchhaltung, Boarding, Personalakte, MSS, ESS
- konfigurierte Benachrichtigungslogik:
- HR erhält Teams-Benachrichtigungen
- Führungskräfte und Mitarbeitende erhalten E-Mail-Benachrichtigungen
- Zugriff:
- HR sieht alle Aufgaben
- Führungskräfte und Mitarbeitende sehen nur eigene Aufgaben
- Teams-Kanal für HR eingerichtet
- Aufgaben enthalten Pflichtfelder wie Bereich, Aufgabe, Beschreibung, Zuweisung, Status, Fälligkeit, Link
Schritte im Detail
A) Allgemeine Aufgabenübersicht und Benachrichtigung
Benachrichtigungen prüfen
- HR empfängt Teams-Benachrichtigungen
- Link führt direkt zum Aufgabenformular oder zur Übersicht
- Führungskräfte und Mitarbeitende erhalten E-Mail-Benachrichtigungen
- jede Benachrichtigung enthält wesentliche Infos zur Aufgabe
Aufgabenansicht öffnen
- HR-Bereich öffnen → Kachel „HR-Aufgaben“
- verfügbare Listenansichten:
- offene Aufgaben
- meine offenen Aufgaben
- meine offenen Recruiting-Aufgaben
- erledigte Aufgaben
B) Arbeiten mit Aufgaben
Aufgabe markieren und Aktionen durchführen
- Checkbox aktivieren
- Aktionen:
- als erledigt markieren
- Aufgabe übernehmen
- löschen (nur HR-Admin)
Aufgabe übernehmen
- „Übernehmen“ wählen
- Feld „Zugewiesen an“ wird auf aktuellen HR-User gesetzt
- Aufgabe erscheint unter „Meine offenen Tasks“
Aufgabe öffnen und bearbeiten
- Aufgabe per Doppelklick öffnen
- Formular prüfen
- Kommentare oder Rückfragen hinzufügen
- Zuweisung an andere HR-Personen möglich
Aufgabe als erledigt markieren
- „Als erledigt markieren“ wählen
- Aufgaben schließen nicht automatisch durch Formularabschluss
- Status wechselt auf „Erledigt“ und bleibt sichtbar
C) Zusammenarbeit und Transparenz
Aufgabenübersicht im Team
- HR-Team sieht alle offenen Aufgaben
- Filter für Zuweisung, Modul, Status, Fälligkeit verfügbar
Führungskräfte- & Mitarbeitendenlisten
- Führungskräfte sehen eigene Aufgaben (z. B. Boardings, Zeugnisfreigaben)
- Mitarbeitende sehen ESS-Aufgaben (z. B. Datenaktualisierungen)
- beide Rollen können ihre Aufgaben als erledigt markieren
Ergebnis
- zentrale Übersicht aller Aufgaben unabhängig vom Modul
- Teams-Benachrichtigungen für HR, E-Mails für Führungskräfte und Mitarbeitende
- Direktlinks führen zuverlässig zur Aufgabe oder zum Formular
- Aufgaben können übernommen, zugewiesen, gelöscht oder abgeschlossen werden
- transparente Statuswechsel
- vollständige Teamübersicht für HR, persönliche Listen für Rollen
Hinweise / Nachprüfung
- HR-Task-Liste nach Status, Fälligkeit, Modul und Verantwortlichen prüfen
- Benachrichtigungen in Teams und E-Mail testen
- Zuweisungs- und Abschlussaktionen im Audit-Log prüfen
- sicherstellen, dass Aufgaben aus allen Modulen korrekt einfließen
Parameterübersicht
Sichtbarkeit – HR sieht alles, andere Rollen nur eigene Aufgaben
Benachrichtigung – Teams (HR), E-Mail (Führungskräfte, Mitarbeitende)
Aktionen – übernehmen, zuweisen, erledigen, löschen
Listenansichten – offene Aufgaben, eigene Aufgaben, Recruiting-Aufgaben, erledigte Aufgaben
Pflichtfelder – Bereich, Aufgabe, Beschreibung, Zuweisung, Fälligkeit, Link
