Quick-Info
• Ziel: Zeugnis erstellen, Inhalte ergänzen und final ablegen
• Voraussetzungen: Zeugnisvorlage vorhanden, Personalakte aktiv, Stellenprofil hinterlegt, Rollenberechtigungen aktiv
• Vorgehen: Personalakte → Zeugnis erstellen / beantragen → Inhalte ergänzen → HR ↔ MSS Abstimmung → Dokument generieren → Ablage prüfen
Voraussetzungen
• Mitarbeitende mit gültiger Personalakte
• Zeugnisvorlage mit Token und optionalem Aufgaben-Abschnitt
• Hinterlegtes Stellenprofil zur Aufgabenübernahme
• Berechtigte HR- und MSS-Rollen
• Dokumentbibliothek für Zeugnisse vorhanden
Schritte im Detail
A) Start & Vorbefüllung
• Personalakte öffnen
• Aktionen → Dokumente → Zeugnis erstellen / beantragen
• Formular öffnet sich
• Mitarbeiterdaten werden automatisch übernommen
• Aufgaben aus dem Stellenprofil (falls vorhanden) werden automatisch eingefügt
• Aufgaben können ergänzt, angepasst oder gelöscht werden
• Weitere Inhalte (Beurteilung, Verhalten, Gesamteindruck) eingeben
B) Zusammenarbeit HR ↔ Führungskraft
• Zeugnis kann von HR oder Führungskraft gestartet werden
• HR kann über Aktionen → An Führungskraft senden den Fall weitergeben
• Führungskraft erhält eine Aufgabe und Benachrichtigung
• Führungskraft kann Inhalte ergänzen oder kommentieren
• Führungskraft sendet das Zeugnis an HR zurück
• HR erhält Aufgabe zur finalen Prüfung
C) Dokumenterstellung & Ablage
• HR wählt Aktionen → Dokument generieren
• System befüllt automatisch alle Token
• Zeugnis wird erzeugt und im definierten Ordner abgelegt
• Prozessstatus & Bearbeitungsverlauf im Reiter Änderungen & Freigaben sichtbar
Systemaktionen
• Automatische Übernahme der Mitarbeiterdaten
• Automatische Übernahme der Aufgaben aus dem Stellenprofil
• Aufgabenworkflow HR ↔ Führungskraft
• Tokenbefüllung bei Dokumentgenerierung
• Ablage des Zeugnisses im passenden Ordner
• Prozessstatus und Änderungen im MSS-Bereich dokumentiert
Ergebnis
• Zeugnisformular ist korrekt vorbefüllt
• Aufgaben aus dem Stellenprofil übernommen
• Token im Dokument korrekt ersetzt
• HR ↔ Führungskraft Zusammenarbeit funktioniert
• Finales Zeugnis im Ordner abgelegt
• Prozessstatus vollständig nachvollziehbar
Hinweise / Nachprüfung
• Reiter Dokumente in der Personalakte prüfen
• Reiter Änderungen & Freigaben (MSS) prüfen
• Aufgabenlisten von HR und Führungskraft überprüfen
Parameterübersicht
Vorlage
Hinterlegte Zeugnisvorlage
Aufgaben
Aus Stellenprofil übernommen
Mitarbeiterdaten
Automatisch gesetzt
Bearbeitung
HR und/oder Führungskraft
Ablageort
Ordner Zeugnisse in der Personalakte
