Quick-Info
Ziel: Vertragsänderungen über MSS starten und an HR übermitteln
Voraussetzungen: aktive Personalakte, MSS aktiviert, HR als Genehmiger, Lohnbuchhaltungsliste aktiv
Vorgehen: Vertragsänderung mit MSS → Änderungsart wählen → Daten erfassen → optional Dokument → an HR senden
Voraussetzungen
- aktive Personalakte
- Führungskraft laut Organisationsstruktur berechtigt
- HR als Genehmigungsinstanz hinterlegt
- MSS-Funktion „Vertragsänderung mit MSS / Dokument hochladen“ aktiv
- Lohnbuchhaltungsliste aktiv
- Workbook-Logik für Dokumentarten und Ordnerzuweisung vorhanden
Schritte im Detail
A) Antragserstellung durch Führungskraft
Navigation
- Personalakte öffnen
- Aktionen → Stammdaten → „Vertragsänderung mit MSS / Dokument hochladen“ auswählen
Änderungsart auswählen
- mögliche Vertragsänderungen:
- Gehaltsänderung
- Positionsänderung
- Stundenänderung
- bei Gehaltsänderung Grund für Gehaltsänderung erfassen
- Gültig-ab-Datum eintragen (nur zukünftige Daten möglich)
- bei Positions- oder Stundenänderung keine rückwirkenden Änderungen möglich
Dokumentupload (optional)
- Dokument hochladen auswählen
- Dokumentart wählen (z. B. Vertragsunterlage, Zusatzvereinbarung, Bonusvereinbarung)
- Datei auswählen
- System setzt automatisch Metadaten für Ordnerzuweisung
- speichern und Antrag absenden
Antrag absenden
- Antrag prüfen
- „An HR senden“ wählen
- Status wird „Zur Genehmigung an HR“
- HR erhält Benachrichtigung und Aufgabe
B) Bearbeitung durch HR
Eingang & Prüfung
- HR öffnet Aufgabe über Direktlink
- Antrag und hochgeladene Dokumente prüfen
Entscheidungsmöglichkeiten
HR kann:
- genehmigen
- ablehnen
- zurücksenden (Kommentar Pflicht)
- Führungskraft erhält Benachrichtigung bei Rücksendung und kann erneut senden (Status „Aktualisiert“)
Genehmigung & Umsetzung
- HR klickt „Genehmigen“
- Systemaktionen je nach Änderungsart:
Gehaltsänderung
- Folgeprozess wird ausgelöst
- HR ergänzt Datensatz in der Personalakte
- Lohnbuchhaltungseintrag mit Änderungsgrund und HR-User
Positionsänderung
- Ergänzung im Reiter Vertragsdetails
- automatische Umsetzung am Stichtag
Arbeitszeitänderung
- Eintrag erscheint unter „Änderungen & Freigaben (MSS)“
- System setzt Wochenstunden und FTE am Stichtag automatisch
C) Nachgelagerte Systemaktionen
Dokumentenverarbeitung
- automatischer Dokumentenverschub in Zielordner (z. B. Vertrag & Vereinbarungen, Lohnverrechnung)
- Verzögerung bis zu 2 Minuten möglich
- Dokumentpfad wird im Antrag angezeigt
Statusänderung & Benachrichtigungen
- Führungskraft erhält Genehmigungsinformation
- Antrag erhält Status „Abgeschlossen“
- Änderungen sichtbar im Reiter „Änderungen & Freigaben (MSS)“
Ergebnis
- Antrag erfolgreich erstellt und an HR übermittelt
- Dokumentupload und Ordnerzuordnung funktionieren
- HR kann genehmigen, ablehnen oder zurücksenden
- genehmigte Änderungen werden automatisch umgesetzt
- Änderungen sichtbar in Personalakte, Historie und Lohnbuchhaltungsliste
- Führungskraft wird nach Abschluss informiert
Hinweise / Nachprüfung
- MSS-Liste auf Status prüfen (In Bearbeitung, Genehmigt, Zurückgesendet, Abgeschlossen)
- Reiter „Änderungen & Freigaben (MSS)“ kontrollieren
- Lohnbuchhaltungsliste auf „Vertragsänderung MSS“ prüfen
- Historie auf Einträge zu Position, Gehalt oder Stunden prüfen
Parameterübersicht
Änderungsart – Gehalt, Position, Stunden
Gültig ab – nur zukünftige Daten
Dokumentupload – optional
Genehmigung – durch HR
Status – Zur Genehmigung, Aktualisiert, Abgeschlossen
Lohnbuchhaltungsliste – Event „Vertragsänderung MSS“
Änderungen & Freigaben – automatische Dokumentation
