Quick-Info

• Ziel: Vertrag basierend auf Personalstammdaten, Angebot und Position generieren und ablegen
• Voraussetzungen: Stammdaten zugewiesen, Angebot genehmigt, Vorlage vorhanden
• Vorgehen: Vertrag erstellen → Vorlage wählen → generieren → Ablage prüfen → optional ersetzen

Voraussetzungen

• Personalstammdatenformular ausgefüllt, geprüft und zugewiesen
• Genehmigtes Angebot inklusive Gehaltskomponenten ist vorhanden
• Vertragsvorlagen (z. B. Dienstvertrag, Teilzeitvertrag) sind hinterlegt
• HR hat Berechtigung zur Vertragserstellung und Dokumentablage

Schritte im Detail

A) Vertragserstellung starten

• Kandidatenprofil öffnen
• Aktionen → Angebot und Vertrag → Vertrag erstellen
• Formular mit Auswahl der Vertragsvorlage erscheint
• Optional interne Hinweise ergänzen

B) Vertragsgenerierung

• Vertragsvorlage wählen und Vertrag erstellen
• System generiert automatisch ein PDF
• Token werden befüllt aus:
• Personalstammdaten (Name, Geburtsdatum, Adresse, Steuerdaten)
• Angebot (Eintrittsdatum, Wochenstunden, Gehalt, Komponenten, Vertragstyp, Urlaubsanspruch, Homeoffice-Anteil)
• Position und Organisation (Funktionsbezeichnung, Bereich, Standort)
• PDF wird gespeichert
• Angebotsstatus Contract created wird gesetzt (falls konfiguriert)

C) Ablage und Nachverfolgung

• Dokument wird im Kandidatenordner abgelegt
• Ablagepfad: Reiter Dokumente → Vertrag und Vereinbarungen
• System erzeugt:
• Aktivität Vertrag erstellt am [Datum] durch [Benutzer]
• Statusfeld Vertrag erstellt im Profil
• HR kann Dokument öffnen, downloaden oder weiterleiten

D) Vertragsprüfung und Nachbearbeitung

• HR prüft Inhalte, Layout und Textbausteine
• Bei Bedarf:
• Vertrag löschen und neu generieren
• oder PDF manuell ersetzen, etwa nach Unterschrift
• Überarbeitete Versionen bleiben nachvollziehbar abgelegt

E) Weiterverarbeitung

• Nach finaler Prüfung folgt üblicherweise die Einstellung
• Vertrag wird automatisch in die Personalakte übernommen
• Ursprungsdokument bleibt im Vertragsordner erhalten

Systemaktionen

• PDF-Generierung basierend auf Vorlage
• Vollständige Tokenbefüllung
• Ablage im Ordner Vertrag und Vereinbarungen
• Aktivität Vertrag erstellt wird protokolliert
• Aktualisierung des Angebotsstatus (optional)

Ergebnis

• Vertrag ist korrekt und vollständig erzeugt
• PDF liegt im richtigen Ordner im Kandidatenprofil
• Alle Daten aus Stammdaten, Angebot und Position sind übernommen
• HR kann jederzeit neu generieren oder ersetzen
• Vertrag steht nach Einstellung automatisch in der Personalakte bereit

Hinweise / Nachprüfung

• Vertragsdokument im Ordner Vertrag und Vereinbarungen prüfen
• Aktivität zur Vertragsgenerierung kontrollieren
• Inhalt mit Stammdaten und Angebot abgleichen
• Tokenbefüllung testen
• Bei Fehlern Vertragsvorlage oder Prozesskonfiguration prüfen

Parameterübersicht

• Vertragsvorlage: Auswahl aus Vorlagenliste
• Datenquellen: Personalstammdaten, Angebot, Position
• Dokumentformat: PDF
• Ablageort: Reiter Dokumente → Vertrag und Vereinbarungen
• Aktivität: Vertrag erstellt
• Weiterverarbeitung: automatische Übernahme in Personalakte bei Einstellung

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