Quick-Info

• Ziel: Zertifikate erstellen und je Person korrekt ablegen
• Voraussetzungen: Schulung abgeschlossen, Teilnehmende vorhanden, Vorlagen hinterlegt
• Vorgehen: Teilnehmende auswählen → Zertifikat erstellen → Vorlage wählen → Ablageoption setzen → generieren → Ablage prüfen

Voraussetzungen

• Schulung ist abgeschlossen (Status: Abgeschlossen)
• Teilnehmende mit Teilnahme = Ja in der Teilnehmerliste
• Tokenbasierte Vorlagen für Zertifikate sind hinterlegt
• Ordner Schulungen in der Personalakte existiert
• Optional: Automatischer Power-Automate-Flow für Ablage und Benachrichtigung

Schritte im Detail

A) Teilnehmerübersicht öffnen

• Schulungs-Admin-Seite öffnen
• Liste Schulungsteilnehmende anzeigen
• Auf die gewünschte Schulung filtern
• Teilnehmende mit Status Abgeschlossen anzeigen

B) Teilnehmende auswählen

• Mehrfachauswahl der betreffenden Personen
• Aktionen → Teilnehmerbestätigung erstellen auswählen

C) Zertifikat konfigurieren

• Vorlage auswählen
• Ablageoption definieren:
  • Download
  • Ablage in Personalakte → Ordner Schulungen
• Optional: PDF-Erzeugung, unterschriebene Version
• Optional: Info-Task an Mitarbeitende

D) Erstellen und Ablegen

• Erstellen auswählen
• System ersetzt Token (Name, Schulungstitel, Termin, Dauer)
• Dokumente werden:
  • heruntergeladen
  • und/oder pro Person im Ordner Schulungen abgelegt
• Optionaler Info-Task wird erzeugt

E) Nachkontrolle

• Kennzeichen Zertifikat ausgestellt wird auf Ja gesetzt
• Datum und Benutzer werden protokolliert
• Datei ist im Ordner Schulungen sichtbar
• Aktivität/Verlauf enthält Zertifikat erstellt und abgelegt

Systemaktionen

• Befüllen aller Token aus Schulungsdaten
• Erzeugen eines Zertifikats pro Person
• Ablage im Ordner Schulungen
• Setzen des Kennzeichens Zertifikat ausgestellt inkl. Datum und Benutzer
• Optionaler Info-Task
• Dokumentation im Aktivitätsverlauf

Ergebnis

• Zertifikate sind korrekt generiert
• Ablage in der Personalakte ist vollständig
• Kennzeichen Zertifikat ausgestellt ist gesetzt
• Audit-Eintrag vorhanden
• Optional Benachrichtigung an Mitarbeitende

Hinweise / Nachprüfung

• Abgelegte Dateien im Ordner Schulungen prüfen
• Token-Felder auf korrekte Befüllung kontrollieren
• Optionalen Info-Task testen
• Kennzeichen Zertifikat ausgestellt prüfen
• Ablagepfad kontrollieren

Parameterübersicht

• Vorlage: tokenbasierte Zertifikatsvorlage
• Ablage: Download und/oder Personalakte
• Zertifikat ausgestellt: Ja, Datum, Benutzer
• Teilnehmerstatus: Abgeschlossen
• Info-Task: optional

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