Quick-Info
• Ziel: Schulungsantrag einreichen, Budget automatisch prüfen lassen und Rückzahlungsvereinbarung auslösen.
• Voraussetzungen: Weiterbildungsbudget hinterlegt, Schulungsordner vorhanden, Regelwerk aktiv, Benachrichtigungen eingerichtet.
• Vorgehen: Schulung beantragen → Budgetprüfung → Antrag absenden → MSS-Genehmigung → automatische Folgeaktionen.
Voraussetzungen
• Weiterbildungsbudget in der Personalakte:
Gesamtbudget pro Jahr
Verbleibendes Budget
• Schulungsordner vorhanden
• Benachrichtigungen aktiv
• Regelwerk Rückzahlungsvereinbarung definiert (zB > 500 €)
Schritte im Detail
A) Antrag durch Mitarbeitende (ESS)
• Startseite → Antrag starten → Schulung beantragen
• Formular mit Feldern: Titel, Anbieter, Datum, Kosten, Begründung, Upload
• System prüft automatisch: Gesamtbudget, verbleibendes Budget, Kosten der Schulung
• System berechnet:
Budget verbleibend vor Antrag
Budget nach Genehmigung
Innerhalb Budget Ja/Nein
• Checkbox Rückzahlungsvereinbarung erforderlich wird automatisch gesetzt
• Antrag absenden
• Führungskraft erhält Aufgabe
• HR erhält Info bei Außerhalb Budget
B) Genehmigung durch Führungskraft (MSS)
• Antrag in MSS öffnen
• Budgetprüfung sichtbar (Budget, Kosten, Differenz, Ja/Nein)
• Aktionen:
Genehmigen → Budget wird reduziert
Zurücksenden → Pflichtkommentar
Ablehnen → keine Budgetbuchung
• Bei Außerhalb Budget muss HR klären
C) Automatische Folgeaktionen
• Statuswechsel:
In Durchführung ab Kursbeginn
Abgeschlossen einen Tag nach Ende
• Reminder an Mitarbeitende nach Abschluss:
Zertifikats-Upload
Zwei Fragen zur Schulungsqualität
• Reminder +90 Tage an Führungskraft zur Wirksamkeit
• Zertifikats-Upload löst Info an HR aus
• Antrag zeigt Zertifikatslink und beantwortete Fragen an
D) Sonderfälle
• Schulung stornieren → Grund angeben
• Termin verschieben → neue Daten eintragen, Budget bleibt reserviert
• Status passt sich automatisch an
Systemaktionen
• Automatische Budgetberechnung
• Flag Außerhalb Budget
• Rückzahlungsvereinbarung automatisch markiert
• Budget wird nach Genehmigung aktualisiert
• Statuswechsel und Reminder werden ausgelöst
• Uploads werden im Schulungsordner gespeichert
• Info an HR bei Budgetüberschreitung und Zertifikat
Ergebnis
• Budgetprüfung sichtbar und korrekt
• Rückzahlungskennzeichen automatisch gesetzt
• Workflow ESS → MSS → HR funktioniert
• Budget nach Genehmigung angepasst
• Follow-ups für Zertifikat und Wirksamkeit aktiv
• Antrag zeigt Budgetstatus und Rückzahlungsflag
Hinweise / Nachprüfung
• Schulungseinträge in Personalakte prüfen
• Budgetreport prüfen (Vorher/Nachher)
• Reminder-Auslöser testen
• HR-Info bei Außerhalb Budget prüfen
• Zertifikat-Upload prüfen
• MSS-Einträge zur Genehmigung prüfen
Parameterübersicht
Gesamtbudget
Wert aus Personalakte
Verbleibendes Budget
Wert aus Personalakte
Kosten
Eingabe durch Mitarbeitende
Budget verbleibend vor Antrag
Automatisch berechnet
Budget nach Genehmigung
Automatisch berechnet
Innerhalb Budget
Ja/Nein
Rückzahlungsvereinbarung
Automatisch gesetzt (basierend auf Kosten > 500 €)
Workflow
ESS → MSS → HR
