Quick-Info

• Ziel: Automatische Platzprüfung bei der Anmeldung und Verwaltung der Warteliste
• Voraussetzungen: Schulung veröffentlicht und buchbar; freie Plätze gepflegt; Teams-Link vorhanden; HR hinterlegt
• Vorgehen: Anmeldung starten → System prüft automatisch → Status = Angemeldet / Anmeldung ausstehend / Warteliste → HR verwaltet Warteliste

Voraussetzungen

• Schulung ist veröffentlicht und buchbar
• Felder Verfügbare Plätze und Offene Plätze sind gepflegt
• HR ist als Organisator oder Verantwortlicher hinterlegt
• Teams-Link im Kursdatensatz gepflegt

Schritte im Detail

A) Anmeldung starten

• Mitarbeitende öffnen den Schulungskatalog
• Schulung auswählen → Zur Schulung anmelden
• System prüft automatisch:
  • freie Plätze
  • Genehmigungsbedarf
  • bestehende Anmeldung
• Direkt nach Klick: Status = Anmeldung ausstehend

B) Automatische Statusverarbeitung

• Wenn freie Plätze verfügbar:
  • Status = Angemeldet
  • Bestätigung erscheint in der Aufgabenliste
  • Teams-Einladung wird versendet
  • HR sieht Status im Teilnehmerbereich
• Wenn keine Plätze verfügbar:
  • Status = Warteliste
  • HR erhält Task oder E-Mail
  • Teilnehmerliste zeigt Warteliste
  • Reihenfolge per FIFO basierend auf Anmeldedatum

C) Verwaltung der Warteliste durch HR

• HR öffnet Schulung → Reiter Teilnehmende
• Sichtbare Stati: Angemeldet, Abgemeldet, Warteliste, Abgeschlossen
• Bei Abmeldung: freie Plätze automatisch +1
• HR kann Wartelistenpersonen manuell bestätigen
• Statusverlauf:
  • Warteliste → Anmeldung ausstehend → Angemeldet
• Teams-Einladung wird anschließend automatisch versendet

Systemaktionen

• Benachrichtigung an HR bei Warteliste
• Teams-Einladung erst bei Status Angemeldet
• Automatische Neuberechnung der freien Plätze
• Dokumentation aller Statusänderungen inkl. Datum

Ergebnis

• Automatische Prüfung und Statusvergabe bei jeder Anmeldung
• Warteliste wird korrekt geführt
• HR steuert Nachrücken manuell
• Teams-Einladungen werden korrekt ausgelöst
• Alle Statuswechsel (Anmeldung ausstehend, Warteliste, Angemeldet) sind nachvollziehbar

Hinweise / Nachprüfung

• Teams-ID prüfen (bekanntes Problem)
• Entscheidungsbedarf: automatisches vs. manuelles Nachrücken
• Sichtbarkeit der Warteliste organisatorisch festlegen
• Ggf. Regeln für automatisches Löschen alter Wartelistenplätze definieren

Parameterübersicht

• Verfügbare Plätze: Zahl aus Kursdatensatz
• Freie Plätze: automatische Berechnung
• Status: Anmeldung ausstehend / Angemeldet / Warteliste
• Warteliste: FIFO basierend auf Anmeldedatum
• HR-Notification: Task oder E-Mail
• Teams-Einladung: bei Status Angemeldet

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