Quick-Info
Ziel: Listen, Power BI und Monatsstände für HR-Analysen nutzen
Voraussetzungen: SharePoint-Zugriff, Power BI-Anbindung, PEM-ID/Positions-ID, monatliche Sicherung
Vorgehen: Listen filtern → exportieren oder mit Power BI verbinden → Historisierung nutzen → OrgCharts darstellen
Voraussetzungen
- Zugriff auf SharePoint-Listenreportings
- Power BI ist mit Mitarbeitenden-, Positions-, Gehalts- oder Recruitinglisten verbunden
- PEM-ID und Positions-ID gepflegt
- monatliche Datensicherung aktiv (Mitarbeitende, Positionen, Gehälter)
- Export aus SharePoint möglich
Schritte im Detail
A) Listenreportings in SharePoint nutzen
- Zugriff über HR-, Positions-, Gehalts- oder Recruitinglisten
- Filter, Gruppierungen und Sortierungen anwenden
- Export nach Excel jederzeit möglich
- Grundlage für operative und strategische Analysen
- Zugriff für HR und Führungskräfte
B) Power BI Integration
- Verknüpfung aller relevanten HR-Listen mit Power BI
- automatische Synchronisierung der Datenbasis
- PEM-ID verbindet Mitarbeitende über mehrere Listen
- Positions-ID verknüpft Positionen und Mitarbeitende
- typische Auswertungen:
- Mitarbeitende je Position
- Führungsspannen
- Gehaltsberichte
- Recruiting-Funnel
C) Datenhaltung und Historisierung
- monatlicher Datenabzug am Monatsende
- Historisierung für Mitarbeitende, Positionen, Gehälter
- ermöglicht Analysen wie:
- Entwicklung der Mitarbeiterzahlen
- Besetzungen im Monatsverlauf
- Gehaltsentwicklungen
- Jahresüberblicke basieren auf Monatswerten
- Veränderungen über die Zeit nachvollziehbar
D) Reporting-Ausgabe
- Excel-Exporte aller operativen Listen
- Power BI als automatisierte, interaktive Analyseplattform
- typische Reporttypen:
- Mitarbeiterübersicht (Stammdaten, Eintritt/Austritt, FTE, Standort)
- Positionsübersicht (offen, besetzt, geplant)
- Gehaltsentwicklung (Budget vs. Ist, Trends)
- Recruiting-Kennzahlen
E) Hierarchische Darstellungen und OrgCharts
- ORG ID und Parent-ORG ID bilden Hierarchien ab
- Power BI kann Organigramme auf Basis der Positions- und Mitarbeiterdaten darstellen
- Auswertungen nach Bereichen, Teams oder Führungsebenen
- mögliche Reportingwerte:
- Headcount
- Fluktuation
- Gehaltsbandbreiten
Systemaktionen
- automatische Synchronisierung der Daten nach Power BI
- monatliche Listen-Sicherung
- Verknüpfung über PEM-ID und Positions-ID
Ergebnis
- einheitliche und aktuelle Datenbasis für HR-Reportings
- Trendanalysen durch Monatswerte
- flexible Exporte und Power BI-Auswertungen
- visuelle OrgCharts verfügbar
- kombinierte Analysen über Mitarbeitende, Positionen, Gehälter und Recruiting
Hinweise / Nachprüfung
- PEM-ID und Positions-ID prüfen
- SharePoint-Filter testen
- Power BI Aktualisierungsstatus kontrollieren
- Monats-Historisierung prüfen
- Exportdateien verifizieren
Parameterübersicht
Datenbasis: SharePoint-Listen
IDs: PEM-ID, Positions-ID
Historisierung: monatlich
Export: Excel, Power BI
Reporttypen: Mitarbeitende, Positionen, Gehalt, Recruiting
Hierarchie: ORG ID, Parent-ORG ID
