Quick-Info

• Ziel: Alle verfügbaren HR- und Recruiter-Funktionen im Kandidatenprofil nutzen, inklusive Statusänderungen, Aufgaben, Notizen, E-Mails, Positionswechsel und Löschung.
• Voraussetzungen: Kandidat:in ist einer aktiven Recruiting-Stelle zugeordnet, Recruiting-Team und Führungskraft sind hinterlegt, Application-ID und REC-ID vorhanden.
• Vorgehen: Kandidatenprofil öffnen → Änderungen vornehmen → Feedback, Notizen, Aufgaben oder Systemaktionen nutzen → Aktivitäten und Benachrichtigungen prüfen.

Voraussetzungen

• Kandidat:in ist einer aktiven Recruiting-Stelle zugeordnet
• Recruiter, Führungskraft und Reviewer sind hinterlegt
• Application-ID und REC-ID sind vorhanden
• Sichtrechte:
  • HR: Vollzugriff
  • Führungskräfte: eingeschränkter Zugriff gemäß REC-006

Schritte im Detail

A) Grundlegende Sicht und Änderungsprotokoll

• Kandidatenprofil über Reiter Kandidat:innen öffnen
• Sichtbar sind Bewerbungsdetails, Unterlagen, Notizen, Aktivitäten und Feedback
• Alle relevanten Änderungen wie Statuswechsel, Teamänderungen, Notizen und Dokument-Uploads werden automatisch protokolliert
• Aktivitäten erscheinen sowohl im Kandidatenprofil als auch in der Aktivität der Position inkl. Zeitstempel und Benutzer

B) Zusammenarbeit mit der Führungskraft

Bewerbung zur Entscheidung zuweisen

• Aktionen → Status ändern → Review Manager → Bitte prüfen
• Führungskraft erhält automatisch eine Aufgabe

Einschätzung anfordern

• Aktionen → Einschätzung anfordern
• Aufgabe erscheint im MSS
• Bewertung wird im Reiter Feedback oder Einschätzungen dokumentiert

Notiz hinzufügen und Person informieren

• Aktionen → Notiz hinzufügen
• Sichtbarkeit wählen: HR-intern oder geteilt
• Optional: Person informieren → Task + Benachrichtigung
• Notizen sind entsprechend der Sichtbarkeit für HR, Recruiter und Führungskräfte sichtbar

C) HR-Admin-Funktionen

Andere Position zuweisen

• Kandidat:in auf andere offene Position verschieben
• Status springt auf HR Review
• Änderung wird dokumentiert

Reviewer ergänzen

• Manuelles Hinzufügen
• Berechtigungen werden erweitert

HR-Aufgabe hinzufügen

• Task erscheint in HR-Taskliste
• Nur für HR sichtbar

Hiring-Manager-Aufgabe hinzufügen

• Task erscheint im MSS der Führungskraft

E-Mail an Kandidat:in senden

• Versand als Vorlage oder Freitext
• Application-ID wird automatisch in den Betreff eingefügt
• Antworten werden dem Datensatz automatisch zugeordnet

Kandidat:in löschen

• Vollständige Entfernung des Datensatzes inkl. Dokumente, Interviews und Feedback
• Benachrichtigung an Kandidat:in
• Aktivität dokumentiert die Löschung

D) Erweiterte HR-/Recruiter-Funktionen

• Einschätzung durch HR eintragen
• Einschätzung erneut anfordern
• Interviews planen, verschieben, absagen
• Feedback anfordern
• Angebot, Gehaltsvorschlag oder Vertrag erstellen
• Kandidat:in einstellen
• Absage durchführen
• Bewerbungsdatensatz bearbeiten

E) System- und Benachrichtigungslogik

• Zuweisung an Führungskraft → Aufgabe + Profil-Link
• Notiz mit „Person informieren“ → Benachrichtigung + Task
• Notiz von Reviewer → Info an HR
• Einschätzung angefordert → Aufgabe an Führungskraft
• Kandidat gelöscht → Benachrichtigung an Kandidat und HR
• E-Mail/Antwort → automatische Zuordnung über Application-ID
• Positionswechsel → Aktivitätseintrag
• Statusänderung → Benachrichtigung an HR und ggf. FK

Ergebnis

• HR und Recruiter haben Vollzugriff auf alle Funktionen im Kandidatenprofil
• Änderungen, Notizen, E-Mails und Aufgaben werden vollständig dokumentiert
• Automatische Benachrichtigungen steuern Zusammenarbeit und Entscheidungen
• Löschvorgänge entfernen alle verknüpften Inhalte zuverlässig
• E-Mail-Kommunikation wird über Application-ID eindeutig zugeordnet

Hinweise / Nachprüfung

• Aktivitäten in Profil und Position prüfen
• Aufgaben in HR- und MSS-Tasklisten kontrollieren
• Sichtbarkeit von Notizen testen
• App-ID-Routing für E-Mails prüfen
• Löschvorgang testen, inkl. Dokumente und Historie

Parameterübersicht

• Status: abhängig vom Recruiting-Schritt
• Berechtigungen: HR Vollzugriff, Führungskräfte eingeschränkt
• Aufgaben: HR-Tasks, MSS-Tasks
• Notizen: HR-intern oder geteilt
• E-Mail-Zuordnung: automatisch über Application-ID
• Positionswechsel: Statuswechsel und Aktivität

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