Bewerber:innen füllen das Personalstammdatenformular aus, das System legt einen Datensatz an, HR prüft die Eingaben und übernimmt Daten sowie Dokumente in das Kandidatenprofil. Alle Schritte und Statusänderungen werden dokumentiert, die Informationen fließen später automatisch in die Personalakte ein.
• Ziel: Personalstammdaten erfassen, prüfen und ins Kandidatenprofil übernehmen.
• Voraussetzungen: Angebot versendet, Formular aktiv, Personalstammdatenliste vorhanden, Upload aktiviert.
• Vorgehen: Formular ausfüllen → HR prüft → Zuweisung zur Bewerbung → Übernahme ins Kandidatenprofil.
• Angebot wurde über das Recruiting-Modul versendet
• Personalstammdatenformular ist aktiv und erreichbar
• Liste Personalstammdaten ist vorhanden und HR-berechtigt
• Dokument-Upload ist aktiv
• Application-ID und REC-ID werden automatisch zugeordnet
• Link aus Angebots-E-Mail öffnen
• Formular zeigt ggf. vorbelegte Felder wie Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Wochenstunden, Position, Vertragsart
• Ergänzung persönlicher Daten: Adresse, Telefonnummer, Familienstand
• Bankverbindung und steuerrelevante Angaben eintragen
• Optionalen Notfallkontakt erfassen
• Dokumente hochladen, z. B.:
• Ausweis
• Sozialversicherungsnachweis
• Abschluss- oder Arbeitszeugnisse
• Nach Absenden erscheint Bestätigungsmeldung
• Datensatz wird in der Liste Personalstammdaten erstellt
• Dokumente werden im Zwischenspeicher abgelegt
• HR erhält eine Aufgabe in der HR-Taskliste
• Datensatz wird automatisch mit Application-ID und REC-ID verknüpft
• Liste Personalstammdaten öffnen
• Daten und Dokumente auf Vollständigkeit prüfen
• Aktion Personalstammdaten zuweisen auswählen
• Bewerbung auswählen und Datensatz zuordnen
• Daten und Dokumente werden ins Kandidatenprofil übertragen
• Status des Zwischenspeichers wechselt auf Übernommen
• Übernommene Informationen erscheinen im Reiter Personalstammdaten
• Dokumente erscheinen im Reiter Dokumente
• HR kann alle Felder bearbeiten oder korrigieren
• Aktivität wird vollständig dokumentiert
• Bei Einstellung werden übernommene Daten automatisch in die Personalakte übertragen
• Ursprüngliche Personalstammdaten bleiben dokumentiert und stehen auf Status Abgeschlossen
• Erstellung eines Personalstammdaten-Datensatzes
• Verknüpfung über Application-ID und REC-ID
• Aufgabe an HR wird erzeugt
• Übernahme aller Daten und Dokumente ins Kandidatenprofil
• Dokumentation im Aktivitätsverlauf
• Automatische Weitergabe an Personalakte im Rahmen der Einstellung
• Bewerber:innen können vollständige Personalstammdaten erfassen
• System erzeugt Datensatz und HR-Aufgabe
• HR prüft und übernimmt die Daten in das Kandidatenprofil
• Dokumente werden korrekt zugeordnet
• Nach Einstellung fließen die Daten in die Personalakte
• Vollständige Nachvollziehbarkeit über Status und Aktivitäten
• Personalstammdatenliste prüfen
• Dokumente im Zwischenspeicher kontrollieren
• HR-Taskliste auf neue Aufgaben prüfen
• Übernommene Daten und Dokumente im Kandidatenprofil validieren
• Datenschutzvorgaben und Löschfristen beachten
• Datenquelle: Personalstammdatenformular
• Verknüpfung: Application-ID und REC-ID
• Status Zwischenspeicher: Neu, Übernommen, Abgeschlossen
• Dokumente: Ausweis, Sozialversicherungsnachweis, weitere Nachweise
• Übernahme: Reiter Personalstammdaten und Dokumente
• Benachrichtigung: HR-Task
