Einordnung
Learn ist ein eigenständiges Modul, nutzt zentrale HR-Stammdaten und ergänzt das System um eine vollständige Schulungsverwaltung.
Es ist nicht an den Stellenplan gekoppelt, aber vollständig in die HR-Prozesslandschaft eingebettet.
Aufbau von Learn
Learn umfasst drei Bereiche:
- Schulungs-Admin-Bereich für HR
- veröffentlichten Schulungskatalog für Mitarbeitende
- Teilnehmer- und Feedbacklisten
Schulungs-Admin-Bereich (HR)
HR steuert alle Schulungen über den Admin-Bereich.
Funktionen:
- Schulungen als Entwurf speichern oder veröffentlichen
- Unterlagen oder weitere Ressourcen hinzufügen
- interne und externe Trainer hinterlegen
- Anbieter inklusive Vertragsinformationen pflegen
- mehrere Termine pro Schulung anlegen
- maximale Teilnehmerzahl definieren
- E-Mail- und Prozesslogiken auslösen (z. B. Raumreservierung, interne Freigaben, Bewirtung)
Alle Änderungen werden automatisch im veröffentlichten Schulungskatalog sichtbar.
Schulungskatalog für Mitarbeitende
Der Katalog zeigt alle veröffentlichten Schulungen mit:
- Titel, Beschreibung und Zielgruppe
- Terminen und Trainern
- Kurskategorien und Schulungstypen
- maximaler Teilnehmerzahl und aktuellen Verfügbarkeiten
- Wartelistenfunktion
- Hinweisen zu Genehmigungsprozessen
Mitarbeitende können sich eigenständig anmelden.
HR kann zusätzlich Teilnehmende zuweisen – optional mit Bestätigung durch Mitarbeitende.
Anmeldungen & Teilnehmerlogik
Die Anmeldeprozesse laufen vollständig automatisiert.
Funktionen:
- Selbstanmeldung
- Zuweisung durch HR
- automatische Platzverwaltung
- Wartelistenlogik bei Vollbelegung
- automatische Benachrichtigungen
- Genehmigung durch Führungskräfte (optional)
- manuelles Nachrücken aus der Warteliste
- automatische Teams-Einladung (Link derzeit manuell bereinigen)
- eigenständige Abmeldung durch Mitarbeitende
Statuswechsel & Abschluss
Nach Abschluss einer Schulung:
- automatischer oder manueller Versand eines Feedbackformulars
- Dokumentation der Teilnahme in den Teilnehmerlisten
Schulungsfeedback
Zwei Varianten stehen zur Verfügung.
Anonym (Microsoft Forms)
- automatischer Versand nach Status „abgeschlossen“
- Ergebnisse anonym in der Feedbackliste
Nicht anonym (internes Formular)
- Formular direkt an der Schulung hinterlegbar
- Antworten werden Teilnehmenden zugeordnet
Teilnahmezertifikate
Zertifikate können für einzelne oder mehrere Personen erstellt werden.
Funktionen:
- Auswahl mehrerer Teilnehmender
- Öffnen als Word oder PDF
- optionale automatische Ablage in der Personalakte
- Erstellung über Listenaktionen
Zusammenfassung
Learn bildet den vollständigen Schulungsprozess ab:
- Planung, Veröffentlichung und Administration durch HR
- Schulungsübersicht für Mitarbeitende
- automatisierte Anmeldungs- und Wartelistenlogik
- optionale Genehmigungen
- Benachrichtigungen und Teams-Einladungen
- Abschluss mit Feedback und Zertifikaten
Learn ist unabhängig vom Stellenplan, aber vollständig in die HR-Prozesslandschaft integriert.
