pemundo Core - Modulüberblick

Grundidee von pemundo Core

pemundo Core bildet die zentrale Datenbasis des gesamten Systems.
Strukturelle Soll-Daten (Positionen) und personenbezogene Ist-Daten (Mitarbeitende) sind getrennt, aber logisch miteinander verknüpft.
Dadurch entsteht eine konsistente Grundlage für Recruiting, Learn, Boarding und alle weiteren HR-Prozesse.

Core besteht aus zwei Hauptlisten:

• Positionen: bilden alle Planstellen ab (offen, besetzt, geplant, vakant)
• Mitarbeiterpositionen: verknüpfen Personen mit Positionen und zeigen die tatsächliche Besetzung

pemundo Core verbindet damit Plan (Soll) und Realität (Ist) über die Positions-ID.

Positionen – zentrale Basis für HR-Prozesse

Die Positionsliste bildet alle strukturellen Rollen im Unternehmen ab und übernimmt Informationen aus der Strukturliste:

• Bereich, Abteilung, Team
• Berichtslinie und Führungskräfte
• organisatorische Zuordnung
• geplantes FTE
• Gehaltsrange
• Funktionsbezeichnung

Ausgehend von einer Position starten zentrale HR-Funktionen:

• Recruiting
• Rollenprofile und Kompetenzmodelle
• Zuweisung von Mitarbeitenden
• organisatorische Änderungen wie Führungswechsel

Organisatorische Änderungen werden in der Positionsliste gepflegt und automatisch an alle verknüpften Mitarbeitenden weitergegeben.

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Personalakte – zentrale HR-Datenbasis

Die Personalakte enthält alle personenbezogenen Daten und Funktionen:

• Positionsdetails (übernommene und zusätzliche Informationen)
• Vertragsdetails wie Eintritt, Befristung, Beschäftigungsausmaß, Kündigung
• persönliche Daten (Adresse, Kontaktdaten, Notfallkontakt)
• Gehaltsdetails
• Dokumente
• Anträge
• Onboarding-, Offboarding- und Crossboarding-Prozesse
• Aktivitäts- und Änderungsübersichten

HR und Führungskräfte können direkt in der Akte arbeiten und Prozesse anstoßen.

Automatische Statuslogiken

pemundo Core enthält systemseitige Statusänderungen wie:

• Kündigung → Position wird automatisch „bald vakant“
• Ende einer Befristung → automatische Anpassung des Positionsstatus

Dadurch bleibt der Stellenplan ohne manuelle Nachpflege aktuell.

Anträge der Mitarbeitenden

Mitarbeitende können über die Startseite verschiedene Anträge stellen:

• individuelle Schulungsanträge
• Abwesenheitsanträge inklusive berechnetem Urlaubssaldo
• längere Abwesenheiten wie Karenz, Reha oder Sonderurlaub
• Adressänderungen mit Dokumentupload
• Änderung des Notfallkontakts
• Pendlerpauschale
• Dokumentenuploads und Dokumentanforderungen

Alle Anträge erscheinen in einer zentralen Übersicht für HR.

Besondere Logiken:

• abrechnungsrelevante Änderungen → automatische Einträge in der Lohnbuchhaltungsliste
• nachweispflichtige Abwesenheiten → automatische Einträge in der Zeiterfassungsliste

Anträge der Führungskräfte

Führungskräfte nutzen die Personalakte unter anderem für:

• Funktionsänderungen
• Arbeitszeitänderungen
• Dokumentuploads
• Aufgaben an Mitarbeitende (z. B. Vorbereitung auf Gespräche)

Sie sind damit aktiv in HR-Prozesse eingebunden, ohne unnötige Sichtrechte zu erhalten.

HR-spezifische Aktionen in der Personalakte

HR kann u. a.:

• Arbeitszeit oder Position ändern
• Gehaltsdaten eintragen oder anpassen
• Strukturänderungen durchführen
• Positionsthemen wie Level, Skills oder Bezeichnungen pflegen
• Dokumente erzeugen (Arbeitsverträge, Bestätigungen, Zeugnisse)
• Aufgaben zuweisen
• Aktennotizen anlegen inklusive Follow-up-Reminder

Gehaltslogik:

• KV-Gehalt
• zusätzliche Gehaltskomponenten als Einzelpositionen
• automatische Berechnung des Monatsgehalts

Boarding-Prozesse (Onboarding, Offboarding, Crossboarding, Veränderungen)

Boardings sind direkt in Core integriert.

Funktionen:

• allgemeine und individuelle Aufgaben
• Aufgaben für HR, Führungskraft und Buddy
• termingesteuerte Aufgaben
• automatische E-Mails mit Daten aus der Personalakte
• zentrale Administrationsliste

Veränderungsprozesse sind geeignet für:

• Karenz
• Kündigung
• Gehaltsanpassungen
• Rollenwechsel

Dokumentenerstellung

HR kann direkt in der Personalakte Dokumente erstellen, z. B.:

• Arbeitsverträge
• Bestätigungen
• Kündigungsbestätigungen
• Dienstzeugnisse

Alle Variablen werden automatisch aus der Personalakte übernommen.

Änderungen an Struktur und Positionen

Strukturänderungen werden in der Strukturliste gepflegt, z. B.:

• Führungswechsel
• Abteilungswechsel
• neue Teams
• neue Berichtslinien

Positionsänderungen werden in der Positionsliste gepflegt:

• neue Funktionsbezeichnungen
• Level
• Skills

Alle Änderungen vererben sich automatisch an die betroffenen Mitarbeitenden.

Änderungs- und Aktivitätsübersicht

pemundo Core bietet zwei Ebenen des Trackings:

• Aktivitätsüberblick für HR-relevante Änderungen
• technisches Log (pemundo Log) für Versionierungen

Beides sorgt für maximale Nachvollziehbarkeit.

Automatische Reminder und Benachrichtigungen

Für datumsbasierte Ereignisse löst das System automatische Reminder aus, z. B.:

• Ende von befristeten Verträgen
• Ende der Probezeit
• Ablauf von Elternteilzeit oder Bildungskarenz
• Geburtstage

Für jedes Datumsfeld kann definiert werden:

• wer informiert wird
• wie viele Tage vorher
• in welcher Rolle (HR, Führungskraft, Recruiting, Payroll)

Zusammenfassung

pemundo Core stellt die technische und inhaltliche Basis des gesamten HR-Systems dar. Es verbindet Planstellen, Besetzungen, Vertragsdaten und Prozesse sauber über die Positions-ID, hält Daten aktuell, sorgt für konsistente Abläufe und ermöglicht jederzeit verlässliche Auswertungen.

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