Quick-Info
Ziel: Mitarbeiter:in manuell einer Position zuordnen
Voraussetzungen: offene/geplante Stelle, gültige Org-ID, Stellenprofil vorhanden
Vorgehen: Stelle öffnen → Mitarbeiter:in hinzufügen → Profil wählen → Daten ergänzen → speichern
Voraussetzungen
- Position vorhanden mit Status Offen oder Geplant
- gültige Org-ID in der Organisationsstruktur
- Stellenprofil vorhanden oder nachlagerbar
- Recruiting ist nicht aktiv; Zuordnung erfolgt manuell
- Zugriff auf die Kachel „Positionen“ erforderlich
Schritte im Detail
Navigation
- Kachel „Positionen“ öffnen
- Stelle über Filter oder Suche finden
- Stelle öffnen → Aktionen → „Mitarbeiter/in hinzufügen“
Allgemeine Anlage
- Eingabemaske „Mitarbeiter/in hinzufügen“ öffnet sich
- Hinweis: dieser Vorgang wird künftig durch Recruiting ersetzt
Vorbefüllung und automatische Übernahme
- automatisch übernommene Felder:
- Unternehmen
- Standort
- Org-ID
- Organisationseinheiten
- Berichtslinie
- Felder erscheinen ausgegraut und dienen zur Prüfung
Mitarbeiter:innen-Profil
- bestehendes Microsoft-Profil auswählen
- falls nicht vorhanden, später ergänzbar
- Titel wird automatisch gesetzt (Ordnername der Akte):
Personalnummer – Vorname Nachname - PEM-ID dient als vorläufige Nummer
Vertragsdetails
- Reiter „Vertragsdetails“ öffnen
- Vertragstyp wählen (Befristet/Unbefristet)
- bei Befristet erscheint das Feld Enddatum automatisch
- Boardingstatus prüfen („Onboarding“)
Persönliche Daten
- Name, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Adresse ergänzen
- Zusatzfelder erscheinen dynamisch nach Auswahl bestimmter Optionen
Gehaltsdetails
- Gehalt wird nicht manuell eingegeben
- Berechnung erfolgt über Gehaltskomponenten (separater Vorgang)
Urlaubskonto
- Urlaubskontingent ergänzen
- System befüllt Konto beim Eintritt automatisch
- Updates erfolgen über Genehmigungen/Anträge
Ergänzende Daten (optional)
Speichern & Abschluss
- speichern
- System verknüpft Mitarbeiter:in mit der Position
- Positionsstatus wechselt automatisch auf Besetzt (oder bleibt Geplant bei künftiger Einstellung)
- Berechtigungen entlang der Berichtslinie werden gesetzt
Systemaktionen nach dem Speichern
- Historieneintrag bei der Position (Besetzung)
- Historieneintrag in der Personalakte
- automatische Berechtigungslogik für HR, Vorgesetzte, Mitarbeitende
- automatische Ordnererstellung (2–3 Minuten):
- Abwesenheiten
- Antragsdokumente ESS
- Antragsdokumente MSS
- Bewerbungsunterlagen
- HR Only
- Lohnverrechnung
- Mitarbeitergespräche
- Persönliche Daten
- Schulungen
- Sonstige Dokumente
- Vertrag & Vereinbarungen
Ergebnis
- Mitarbeiter:in korrekt der Stelle zugeordnet
- Positionsstatus auf Besetzt oder Geplant
- Berechtigungen korrekt gesetzt
- Historieneinträge in Position und Mitarbeiterakte sichtbar
- Ordnerstruktur vollständig angelegt
Akzeptanzkriterien
- Datensatz angelegt und korrekt verknüpft
- Positionsstatus richtig gesetzt
- Org-Daten vollständig übernommen
- Historieneinträge sichtbar
- Ordnerstruktur angelegt
- Berechtigungen gemäß Workbook aktiv
Parameterübersicht
Positionsstatus – Besetzt
Mitarbeiterprofil – Microsoft-Profil
Org-ID – gültige Org-ID
Vertragsart – Unbefristet
Boardingstatus – Onboarding
