Der Artikel beschreibt, wie Führungskräfte Absagen initiieren, wie HR Gründe prüft, Absagen mit oder ohne Mailversand durchführt und alle Schritte im System dokumentiert werden.
• Ziel: Absage an Kandidat:innen initiieren, bearbeiten und versenden – entweder durch Führungskräfte (Initiierung) oder durch HR (Abschluss, Versand, geplante Versandoption).
• Voraussetzungen: Kandidat:in befindet sich im aktiven Recruiting-Status; Absagevorlage vorhanden; Berechtigungen für Führungskräfte und HR gesetzt.
• Vorgehen: Hiring Manager initiiert Absage → HR prüft Gründe → Absage ohne E-Mail, mit Sofortversand oder geplantem Versand durchführen → Aktivitäten und Kommunikation prüfen.
• Kandidat:in befindet sich in einem aktiven Recruiting-Status wie Manager Review, Interview oder Final Review
• Absagevorlage ist in der Liste E-Mail-Vorlagen hinterlegt
• Berechtigungen sind gesetzt:
• Führungskräfte dürfen Absage initiieren (Review Manager → Ablehnen)
• HR darf Absagen ausführen, Gründe anpassen und E-Mails versenden oder planen
A) Absage durch Führungskraft (Initiierung)
• Kandidatenprofil öffnen
• Aktionen → Review Manager Status ändern
• Status Ablehnen wählen
• System fordert Absagegrund (Pflichtfeld)
• Optional Kommentar ergänzen
• Nach Speichern:
• HR erhält automatisch Aufgabe Kandidat absagen
• Notiz wird im Profil angelegt: Absagevorschlag eingereicht
• HR kann den vorgeschlagenen Grund übernehmen oder ändern
B) Absage durch HR (Initiierung oder Abschluss)
• Kandidatenprofil öffnen → Aktionen → Kandidat ablehnen
• Formularfelder:
• Absagegrund (Dropdown oder Freitext)
• Kommentar (optional, bleibt intern)
• Datum der Absage (vorausgefüllt, änderbar)
• E-Mail versenden? Ja/Nein
• Falls eine Absage vom Hiring Manager vorgeschlagen wurde, ist der Grund bereits übernommen
C) Absage ohne E-Mail
• E-Mail versenden = Nein wählen
• Speichern klicken
• Status wird zu Abgelehnt
• Aktivität Kandidat abgelehnt (ohne Mailversand) wird angelegt
• Absagedatum wird protokolliert
D) Absage mit sofortigem E-Mail-Versand
• E-Mail versenden = Ja wählen
• Weiter → Vorlage auswählen (Absage nach Interview etc.)
• Vorschau zeigt automatisch befüllte Token wie Name, Position, Unternehmen
• HR kann Text anpassen
• Senden klicken
• Status wird zu Abgelehnt
• Aktivität Absagemail versendet am [Datum] wird dokumentiert
• E-Mail erscheint im Kommunikationsreiter
E) Absage mit geplantem Versand
• Versanddatum wählen (z. B. nächster Tag)
• Speichern
• E-Mail wird mit Status Geplant in der Kommunikationsliste abgelegt
• Kandidatenstatus = Absage geplant
• HR kann geplante Mail später bearbeiten oder löschen
• Am Versandtag verschickt das System automatisch → Status = Abgelehnt
• Aktivität Geplante Absage versendet wird erzeugt
• Zeitstempel mit Benutzer und Absagegrund für jede Absage
• Rücknahme einer Absage wird dokumentiert
• Kommunikationsreiter zeigt Status der E-Mails (Neu, Gesendet, Geplant)
• Absagegrund wird intern gespeichert (nicht Teil der Mail)
• Führungskräfte können Absagen initiieren.
• HR erhält automatisch Aufgaben zur Bearbeitung.
• Absagegründe können geprüft und angepasst werden.
• Absagen können ohne E-Mail, per Sofortversand oder geplantem Versand durchgeführt werden.
• Status ändert sich korrekt zu Abgelehnt oder Absage geplant.
• Aktivitäten und Kommunikationshistorie dokumentieren alle Schritte vollständig.
• E-Mail-Text befüllt sich automatisch mit korrekten Token.
• Pflichtfeld Absagegrund beachten
• Aktivitätsverlauf prüfen (Ablehnung, Versand, geplante Aktionen)
• Kommunikationsliste auf Versandstatus prüfen
• Bei geplantem Versand Datum und Text kontrollieren
• Absagegrund im internen Feld gegenprüfen
• Bei fehlerhafter Mailadresse manuelle Anpassung notwendig
• Status nach HR-Absage: Abgelehnt / Absage geplant
• Versandoption: Keine Mail / Sofortversand / Geplant
• Absagegrund: Pflichtfeld
• Kommentar: optional, intern
• Kommunikationsstatus: Neu / Gesendet / Geplant
• Aktivitäten: dokumentieren jeden Schritt
