Kandidat:innen werden manuell oder automatisch angelegt, erhalten sofort Status Neue Bewerbung, ein korrektes Löschdatum sowie automatisch gesetzte Rollen und Berechtigungen.
• Ziel: Kandidat:innen manuell anlegen oder automatisiert über das Bewerbungsformular erfassen.
• Voraussetzungen: Recruiting-Stelle genehmigt oder veröffentlicht, Recruiting-Team und Führungskraft zugewiesen, Bewerbungsformular optional aktiv.
• Vorgehen: Recruiting-Stelle öffnen → Kandidat:in hinzufügen → Pflichtfelder ausfüllen → Dokumente hochladen → speichern → Bewerbungsdatensatz wird erstellt.
• Recruiting-Stelle im Status Genehmigt oder Veröffentlicht
• Recruiting-Team und Führungskraft sind zugeordnet
• Optional: Bewerbungsformular aktiv für externe Bewerbungen
• Recruiting-Stelle öffnen
• Aktionen → Kandidat:in hinzufügen
• Pflichtfelder: Vorname, Nachname, Bewerbungsdatum, Quelle, Interne Bewerbung, Datenschutzzustimmung, Data Retention, Kontaktinformationen
• Löschdatum wird automatisch berechnet:
• Datenschutz → Bewerbungsdatum + 180 Tage
• Datenschutz + Data Retention → Bewerbungsdatum + 365 Tage
• Keine Zustimmung → keine Speicherung
• Quelle Empfehlung aktiviert zusätzlich Empfohlen durch
• Interne Bewerbung = Ja verhindert automatische Personalaktenanlage bei Einstellung
• Recruiting-Team-Daten werden übernommen, Reviewer ergänzt das System nach Speichern
• Upload von Lebenslauf, Motivationsschreiben usw.
• Application-ID und REC-ID werden automatisch vergeben
• Dokumente werden innerhalb von ein bis zwei Minuten in den Kandidatenordner verschoben
• Optional öffnet sich ein E-Mail-Fenster (z. B. Eingangsbestätigung)
• Kandidat:in wird mit Status Neue Bewerbung gespeichert
• Bewerbungsdatum und Löschdatum werden gesetzt
• Zuordnung zur Recruiting-Stelle erfolgt automatisch
• Systemaktionen: Ergänzung von Reviewer und Recruiting-Team, Setzen aller Berechtigungen
• Datensatz erscheint unter Neue Bewerbung
• Benachrichtigungen gehen standardmäßig an HR
• Führungskraft wird erst informiert, sobald Manager Review erreicht wird
• Alle Rollen mit Sichtrechten erhalten sofort Zugriff auf die Bewerbung
• Externe Formulare nutzen dieselben Felder und dieselbe Löschlogik
• Recruiting-Team und Reviewer werden automatisch ergänzt
• Benachrichtigungen gemäß Definition
• Bewerbungen landen zunächst in der Liste CV Details
• Bewerbung erhält eine Bewerbungs-ID
• Automatische Zuordnung zur passenden Recruiting-Stelle, ohne manuelle Arbeitsschritte
• Automatische Vergabe von Application-ID und REC-ID
• Automatische Löschdatumsberechnung
• Ergänzung und Setzen von Recruiting-Team, Recruiting-Rollen und Reviewer
• Uploadverarbeitung und Verschieben der Dokumente in den Kandidatenordner
• Dokumentation im Audit-Log
• Kandidat:in wird korrekt mit Status Neue Bewerbung angelegt
• Löschdatum ist gemäß Datenschutzregel gesetzt
• Rollen und Sichtrechte sind vollständig gesetzt
• Dokumente sind korrekt verknüpft und abgelegt
• Optionales E-Mail-Fenster für Kommunikation wird angezeigt
• Benachrichtigungen erfolgen entsprechend der eingestellten Logik
• Pflichtfelder vollständig ausgefüllt
• Löschdatum gemäß Datenschutz-/Retention-Einstellungen prüfen
• Reviewer und Recruiting-Team nach Anlage validieren
• Dokumente im Kandidatenordner kontrollieren
• Benachrichtigungen an HR und später an Führungskraft prüfen
• Sichtbarkeit unter Neue Bewerbung sicherstellen
Status: Neue Bewerbung
Löschdatum: abhängig von Datenschutz und Data Retention
Quelle: Empfehlung, Initiativ, Jobplattform, Intern
Dokumente: Upload mit Application-ID und REC-ID
Berechtigungen: gemäß Rollenlogik für HR und Führungskräfte
Benachrichtigung: HR sofort, Führungskraft ab Manager Review
