Quick-Info

• Ziel: Kandidat:innen aus dem Recruiting-Modul in das Core-Modul überführen und eine vollständige Personalakte erzeugen.
• Voraussetzungen: Genehmigtes Angebot oder erstellter Vertrag, geprüfte Personalstammdaten, Vertrag liegt im Kandidatenprofil vor, HR hat Berechtigungen zur Erstellung von Mitarbeitendendatensätzen.
• Vorgehen: Einstellung starten → Personalakte erzeugen lassen → Daten und Dokumente prüfen → automatische Stellenplananpassung → Nacharbeiten durchführen.

Voraussetzungen

• Kandidat:in befindet sich im Status Angebot genehmigt oder Vertrag erstellt
• Personalstammdatenformular wurde ausgefüllt, geprüft und zugewiesen
• Vertragsdokument liegt im Kandidatenprofil vor
• HR verfügt über Berechtigungen zur Erstellung von Einträgen in der Mitarbeiterliste
• Recruiting- und HR-Berechtigungen sind voneinander getrennt

Schritte im Detail

A) Einstellung starten

• Kandidatenprofil öffnen
• Aktionen → Kandidat:in einstellen auswählen
• Formularfelder enthalten:
  • PEM-ID wird automatisch vergeben
  • Personalnummer ist anpassbar
  • Eintrittsdatum aus Angebot, änderbar
  • Datum der Einstellung = aktuelles Datum
• Angaben prüfen und speichern

B) Erstellung der Personalakte

• System erzeugt Mitarbeiterdatensatz in der Mitarbeiterliste
• Recruitingdaten werden übertragen
• Recruiting-Status wird auf Einstellung in Bearbeitung gesetzt
• Nach Abschluss:
  • Recruiting-Status = Eingestellt
  • Personalakte = Aktiv
  • HR und Führungskraft erhalten Benachrichtigung

C) Übernommene Daten und Dokumente

Personen- und Vertragsdaten

• Persönliche Daten, Eintrittsdatum, Vertragsart, Wochenstunden/FTE, Standort, Gehaltsdaten

Dokumente

• Bewerbungsunterlagen
• Vertrag und Vereinbarungen
• Personalstammdaten-Dokumente
• Automatische Ablage in Ordnern wie Bewerbungsunterlagen, Vertrag und Vereinbarungen, Persönliche Daten

Historie

• Recruiting: Kandidat eingestellt
• Personalakte: erstellt aus Vorgang [REC-ID]

D) Automatische Änderungen im Stellenplan

• Kandidat:in wird als zukünftige Stelleninhaber:in gesetzt
• Positionsstatus wird auf Besetzt gesetzt
• Recruiting-Position wird geschlossen
• Positionshistorie dokumentiert Änderungen

E) Nacharbeiten durch HR

Jobpostings

• interne und externe Veröffentlichungen deaktivieren

Übrige Kandidat:innen

• manuelle Absagen durchführen
• keine Bulk-Funktion

F) Sichtbarkeit und Berechtigungen

• HR: Vollzugriff
• Recruiter: kein Zugriff mehr nach Abschluss
• Führungskraft: Zugriff über Berichtslinie
• Mitarbeitende: Zugriff auf eigene Akte nach Eintritt

G) Weiterführende Aktionen

• Onboarding starten
• Microsoft-Profil ergänzen
• Mitarbeitende Gruppen Employee Access / Manager Access zuweisen

Systemaktionen

• Automatische Erstellung der Personalakte
• Übernahme aller relevanten Daten und Dokumente
• Aktualisierung des Stellenplans
• Setzen der Statuswerte (Recruiting und Personalakte)
• Benachrichtigung an HR und Führungskraft

Ergebnis

• Kandidat:in ist eingestellt
• Personalakte ist aktiv
• Stellenplan ist aktualisiert
• Recruiting-Position wurde geschlossen
• Alle Daten und Dokumente wurden übertragen
• Weiterführende Onboarding-Schritte sind möglich

Hinweise / Nachprüfung

• Personalakte auf vollständige Daten prüfen
• Vertrags- und Dokumentenübernahme kontrollieren
• Stellenplanstatus prüfen
• Benachrichtigungen validieren
• Offene Kandidaturen und Postings nachbearbeiten

Parameterübersicht

• PEM-ID: automatisch generiert
• Personalnummer: anpassbar
• Recruiting-Status: Angebot genehmigt, Vertrag erstellt, Eingestellt
• Personalaktenstatus: Aktiv
• Dokumente: Bewerbungsunterlagen, Vertrag, persönliche Daten
• Stellenplan: Statuswechsel Besetzt, Recruiting-Position geschlossen
• Benachrichtigungen: HR und Führungskraft

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