Quick-Info

• Ziel: Interview für eine Kandidatin oder einen Kandidaten anlegen, Einladung versenden und Interviewtermine verwalten.
• Voraussetzungen: Kandidat:in befindet sich im Status HR Review, Manager Review oder Interview; notwendige E-Mail-Vorlagen existieren; Microsoft Teams ist aktiv; Recruiting-Team, Führungskräfte und Interviewteilnehmende sind im System angelegt.
• Vorgehen: Interview im Kandidatenprofil anlegen → Einladung versenden → Interview verwalten (verschieben, absagen, Teilnehmende anpassen) → Aktivitäten prüfen.

Voraussetzungen

• Kandidat:in ist im Status HR Review, Manager Review oder Interview
• Recruiting-Team, Führungskräfte und Interviewteilnehmende sind im System angelegt
• E-Mail-Vorlagen für Intervieweinladungen vorhanden
• Microsoft Teams-Integration aktiv
• Meetingräume optional als Ressource hinterlegt

Schritte im Detail

A) Interview anlegen

• Recruiting-Stelle öffnen
• Reiter Kandidat:innen → Kandidatenprofil öffnen
• Aktionen → Interview → Interview vereinbaren
• Formular öffnet sich mit Feldern für Organisator, Interviewtyp, Vorlage, Datum, Uhrzeit, Ort/Raum
• Interviewteilnehmende aus internen Bereichen ergänzen
• Optional: Notizen und Vorbereitungshinweise erfassen

B) Einladung versenden

• Einladung senden öffnet Vorschau
• Text aus der Vorlage; Token werden automatisch ersetzt
• Mail kann angepasst und mit Anhängen ergänzt werden
• Nach Versand:
  • E-Mail an Kandidat:in und interne Teilnehmende
  • Teams-Invite wird erstellt
  • Meeting-ID und Link werden gespeichert

C) Systemaktionen nach Versand

• Interviewteilnehmende werden als Reviewer mit Leserechten ergänzt
• Berechtigungen gelten nur für diesen Kandidaten
• Interview-Datensatz erscheint im Reiter Interviews
• Aktivitäten werden im Kandidatenprofil und in der Stelle dokumentiert

D) Interview verwalten

• Details anzeigen inkl. Teams-Link
• Interview verschieben → automatische Outlook-Aktualisierung
• Teilnehmende hinzufügen/entfernen → Berechtigungen werden angepasst
• Interview absagen → Auswahl der Absagevorlage → E-Mail an alle Teilnehmenden

E) Nachbearbeitung / Folgeaktionen

• Feedback anfordern nach Interviewende
• Interviewer sehen Termin im Kalender und in der Aufgabenliste
• Verschobene/abgesagte Interviews werden automatisch aktualisiert und protokolliert

Systemaktionen

• Automatische E-Mail- und Teams-Einladung
• Speicherung von Meeting-ID und Link im Interviewdatensatz
• Protokollierung aller Änderungen
• Automatische Berechtigungsanpassungen
• Benachrichtigungen bei Änderungen oder Absagen

Ergebnis

• Interview ist im Reiter Interviews sichtbar
• Meetingdaten sind vollständig hinterlegt
• Alle Teilnehmenden erhalten korrekte Benachrichtigungen
• Änderungen führen zu automatischen Updates
• Aktivitäten dokumentieren Anlage, Änderungen und Absagen zuverlässig

Hinweise / Nachprüfung

• Interviewvorlagen prüfen
• Meetinglink kontrollieren
• Berechtigungen der Teilnehmenden prüfen
• Aktivitätenverlauf kontrollieren
• Outlook-Aktualisierung bei Verschiebungen testen

Parameterübersicht

• Interviewtyp: Auswahl im Formular
• Vorlage: Intervieweinladung
• Datum/Uhrzeit: Eingabe
• Ort/Raum: Freitext oder Ressource
• Teilnehmende: ausgewählte interne Personen
• Meeting-ID/Link: automatisch gespeichert
• Status: geplant, verschoben, abgesagt

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