Quick-Info
• Ziel: Individuelle Aufgaben aus der Personalakte heraus erstellen und optional per E-Mail kommunizieren
• Voraussetzungen: Zugriff auf Personalakte, Menü Kommunikation & Aufgaben aktiv, Benachrichtigungssystem aktiv
• Vorgehen: Personalakte öffnen → Kommunikation & Aufgaben → Neue Aufgabe hinzufügen → Felder ausfüllen → optional E-Mail senden → speichern
Voraussetzungen
• Zugriff auf Personalakte
• Menü Aktionen → Kommunikation & Aufgaben sichtbar
• HR und Führungskraft können Aufgaben erstellen
• Mitarbeitende können Aufgaben empfangen und abschließen
• E-Mail-Benachrichtigungen aktiv (Vorlage oder Freitext möglich)
• Bulk-Erstellung von Aufgaben ist nicht möglich
Schritte im Detail
A) Aufgabe erstellen
• Personalakte öffnen
• Aktionen → Kommunikation & Aufgaben
• Neue Aufgabe hinzufügen wählen
• Pflichtfelder ausfüllen:
Titel
Beschreibung
Fälligkeitsdatum
Verantwortliche Person (Mitarbeiter, Führungskraft oder HR)
Priorität (optional)
• Optional: Aufgabe sich selbst zuweisen
B) E-Mail-Kommunikation (optional)
• Im gleichen Menü E-Mail an Mitarbeitende senden
• Vorlage oder Freitext wählen
• Entscheidung: Aufgabe + Mail oder nur Nachricht
• Nachricht wird in der Kommunikationshistorie gespeichert (falls aktiviert)
C) Speichern & Sichtbarkeit
• Aufgabe speichern
• System legt Eintrag in der Aufgabenliste des Empfängers an
• Benachrichtigung erfolgt per E-Mail oder Teams
• HR sieht die Aufgabe zusätzlich in der HR-Task-Liste
D) Bearbeitung & Abschluss
• Empfänger öffnet Aufgabe in eigener Aufgabenliste
• Aufgabe als erledigt markieren
• Status wechselt auf Erledigt
E) Einschränkungen
• Keine Bulk-Erstellung – Aufgaben werden immer einzeln pro Personalakte erstellt
Systemaktionen
• Anlage eines neuen Aufgabeneintrags
• Versenden von Benachrichtigungen (Mail/Teams)
• Dokumentation von E-Mails in der Kommunikationshistorie (falls aktiviert)
• Anzeige der Aufgabe in allen relevanten Aufgabenlisten
Ergebnis
• Aufgabe wurde erstellt und ist sichtbar
• Optionaler E-Mail-Versand wurde dokumentiert
• Aufgabe erscheint in allen relevanten Listen
• Status kann manuell geändert werden
Hinweise / Nachprüfung
• Aufgabenlisten für HR, Führungskraft und Mitarbeitende prüfen
• Kommunikationshistorie prüfen (falls aktiviert)
• Fälligkeit und Zuweisung kontrollieren
Parameterübersicht
Titel
Eingabefeld
Beschreibung
Eingabefeld
Fälligkeitsdatum
Datum
Verantwortliche Person
Mitarbeiter / Führungskraft / HR
Priorität
Optional
E-Mail
Optional, Vorlage oder Freitext
