E-Mail-Kommunikation mit Bewerbenden

Quick-Info

• Ziel: E-Mail-Kommunikation automatisiert zuordnen und vollständig dokumentieren.
• Voraussetzungen: Application-ID vorhanden, Recruiting-Postfach angebunden, E-Mail-Sync aktiv.
• Vorgehen: E-Mail empfangen → automatische Zuordnung → im Profil einsehen → bearbeiten oder beantworten.

Voraussetzungen

• Bewerber:in ist mit gültiger Application-ID angelegt
• Recruiting-Postfach ist angebunden
• Application-ID wird beim Versand aus dem System automatisch eingesetzt
• Mailabgleich erfolgt alle fünf Minuten
• Antworten oder nachgereichte Dokumente tragen die Application-ID im Betreff

Schritte im Detail

A) E-Mail-Empfang und automatische Zuordnung

• Bewerber:in antwortet auf eine aus dem System versendete E-Mail
• Application-ID ist im Betreff enthalten
• System prüft alle fünf Minuten das Recruiting-Postfach
• Wird eine gültige Application-ID erkannt:
  • E-Mail verbleibt im Postfach
  • Kopie wird importiert
  • Zuordnung erfolgt direkt zum Kandidatenprofil
  • Neuer Eintrag entsteht in Kandidat:innen-Kommunikation mit Status Neu, Quelle E-Mail, Zeitstempel, Absender, Betreff und Inhalt

B) Sichtbarkeit im System

• Kandidatenübersicht zeigt Hinweis auf neue ungelesene Nachrichten
• Reiter Kandidat:innen-Kommunikation zeigt Anzahl neuer Einträge
• Nachrichten können direkt geöffnet und bearbeitet werden

C) E-Mail aus dem System beantworten

• Nachricht im Kandidatenprofil öffnen
• Antworten wählen
• Editor öffnet sich mit automatisch ergänzter Application-ID
• Text und Anhänge können ergänzt werden
• Nach Versand entsteht ein Eintrag Gesendet
• Aktivität Antwort an Bewerber:in wird protokolliert
• Nachricht erscheint im Kommunikationsverlauf

D) Umgang mit nachgereichten Dokumenten

• Dokumente im E-Mail-Anhang werden automatisch zugeordnet
• System erkennt anhand der Application-ID das richtige Unterverzeichnis
• HR muss keinen manuellen Upload durchführen

E) Mails außerhalb des Recruiting-Postfachs

• E-Mails an persönliche Adressen müssen an das Recruiting-Postfach weitergeleitet werden
• Application-ID muss im Betreff enthalten bleiben, um Zuordnung zu ermöglichen

F) Systemempfehlung

• Da Mails nicht verschoben oder gelöscht, sondern kopiert werden, empfiehlt sich:
  • automatische Verschiebe-Regel im Postfach für E-Mails mit gültiger Application-ID
  • dadurch Übersichtlichkeit und eindeutige Bearbeitung

Systemaktionen

• Import neuer E-Mails über Sync alle fünf Minuten
• Automatische Zuordnung über Application-ID
• Dokumentenablage im Kandidatenverzeichnis
• Protokollierung aller E-Mail-Aktivitäten
• Sichtbarkeitsmarkierung neuer Nachrichten

Ergebnis

• E-Mails werden automatisch dem richtigen Kandidatenprofil zugeordnet
• Neue Nachrichten sind klar markiert
• HR kann direkt aus dem System heraus antworten
• Anhänge werden automatisch gespeichert
• Aktivitäten dokumentieren vollständigen Kommunikationsverlauf
• Kontinuierliche E-Mail-Verarbeitung ohne manuellen Aufwand

Hinweise / Nachprüfung

• Recruiting-Postfach auf korrekte Anbindung prüfen
• Reiter Kandidat:innen-Kommunikation auf neue Einträge prüfen
• Dokumente im Kandidatenprofil kontrollieren
• E-Mail-Vorlagen auf korrekte Token (Application-ID) prüfen
• Postfachbereinigung und Regeln testen

Parameterübersicht

• Application-ID: Grundlage für Zuordnung
• Sync-Intervall: fünf Minuten
• Nachrichtenstatus: Neu, Gesendet
• Dokumentzuordnung: automatisch über Application-ID
• Sichtbarkeit: Reiter Kandidat:innen-Kommunikation
• Postfach: angebundenes Recruiting-Postfach