Dokumenterstellung aus der Personalakte

Quick-Info

• Ziel: Dokument aus Personalakte erzeugen und korrekt ablegen
• Voraussetzungen: vollständige Personalakte, hinterlegte Vorlagen, gültige Token
• Vorgehen: Personalakte → Dokument erstellen → Vorlage wählen → Ablageort wählen → generieren

Voraussetzungen

• vollständige Personalakte vorhanden
• Dokumentvorlagen im System hinterlegt
• Zugriff über Aktionen → Dokument erstellen
• Vorlagen enthalten gültige Token für Personalaktenfelder

Schritte im Detail

• Personalakte öffnen
• Aktionen → „Dokument erstellen“ auswählen
• zusätzliches Fenster öffnet sich
• Mitarbeitende/r ist automatisch vorbelegt
• Vorlage auswählen
• Ablageort auswählen (z. B. Sonstige Dokumente)
• Hinweis: bestimmte Dokumente können nicht über die Personalakte erstellt werden
• Dokument generieren
• System ersetzt automatisch alle Token aus der Personalakte (z. B. Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Position)
• Bestätigung erscheint nach Erstellung
• im Reiter „Dokumente“ den Ordner prüfen und Dokument öffnen

Systemaktionen

• automatische Befüllung aller Token mit Daten aus der Personalakte
• Speicherung des Dokuments im gewählten Ordner
• Dokument sofort sichtbar, herunterladbar und weiterverarbeitbar

Ergebnis

• Dokument wurde erfolgreich erstellt und im richtigen Ordner abgelegt
• alle Token korrekt befüllt
• Dokument über Personalakte → Dokumente → Ordnerstruktur auffindbar
• Datei kann weiterverarbeitet werden

Hinweise / Nachprüfung

• Ablageort und Dateiinhalt im Reiter Dokumente prüfen
• sicherstellen, dass nur HR-berechtigte Nutzer Dokumente erstellen können

Parameterübersicht

Vorlage – gewählte Dokumentvorlage
Ablageort – Ordner in der Personalakte
Token – automatisch befüllte Platzhalter
Mitarbeiter/in – automatisch vorbelegt

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