Der Reminder-Mechanismus überwacht zentrale HR-Daten wie Verträge, Probezeiten, Sonderformen, Aufgaben, Zertifikate und Follow-Ups und löst automatisch Benachrichtigungen oder Aufgaben aus. Die Logik basiert auf festen Fristen je Ereignis, wird täglich geprüft und stellt sicher, dass HR, Führungskräfte und Mitarbeitende keine wichtigen Termine oder Abläufe versäumen. Zusätzlich werden Fälligkeiten markiert, Aufgaben erzeugt und Wiedervorlagen unterstützt.
• Ziel: Automatisches Überwachen von HR-Fristen und Auslösen von Erinnerungen
• Grundlage: Standardlogiken für Verträge, Probezeiten, Aufgaben, Sonderformen, Zertifikate, Follow-ups
• Technik: Tägliche automatische Prüfung mit Aufgaben- oder Benachrichtigungserstellung
• Zentrale HR-Daten gepflegt (Eintritt, Vertragsdaten, Probezeit, Sonderformen, Arbeitserlaubnis)
• Aufgaben mit Fälligkeiten vorhanden (Boarding, HR-Tasks, MSS, ESS)
• Follow-up-Datum bei HR-Notizen gepflegt
• Schulungszertifikate mit Gültig-bis-Datum hinterlegt
• Reminder-Logik für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende aktiv
Arbeitserlaubnis
• gültig bis heute + 30 Tage
• Empfänger: HR
• Erinnerung an Ablauf
Probezeit
• Eintrittsdatum + Probezeit – 20 Tage
• Empfänger: HR
• Erinnerung an Probezeitende
Geburtstag
• heute
• Empfänger: HR, Führungskraft
• Hinweis auf Geburtstag
Befristeter Vertrag
• Enddatum – 30 Tage
• Empfänger: HR
• Erinnerung an Vertragsende
Sonderformen (Elternteilzeit, Bildungsteilzeit, Altersteilzeit)
• Enddatum – 30 Tage
• Empfänger: HR
• Hinweis auf Ablauf der Sonderform
Boarding-Aufgaben
• Fälligkeit ≤ heute + 3 Tage
• UND Status ≠ Abgeschlossen
• Empfänger: HR, Führungskraft, Mitarbeitende
• Hinweis auf bald fällige Aufgaben
HR-Tasks
• Fälligkeit ≤ heute + 3 Tage
• Empfänger: HR
• Hinweis auf fällige Aufgaben
Manager-Tasks (MSS)
• Fälligkeit ≤ heute + 3 Tage
• Empfänger: Führungskraft
• Erinnerung an offene MSS-Aufgaben
Mitarbeiter-Tasks (ESS)
• Fälligkeit ≤ heute + 3 Tage
• Empfänger: Mitarbeitende
• Erinnerung an eigene Aufgaben
HR-Notiz – Follow-up
• Follow-up-Datum ≤ heute + 3 Tage
• Empfänger: HR
• Wiedervorlage
Kollektivvertraglicher Sprung (KV-Sprung)
• am Tag selbst ODER in der Vorwoche
• Empfänger: HR
• Hinweis auf KV-Überprüfung / Anpassung
Zertifikate (Schulungen)
• Gültig bis ≤ heute + 30 Tage
• Empfänger: HR
• Erinnerung an Ablauf
• Reminder laufen täglich automatisiert
• Aufgaben oder Benachrichtigungen werden erzeugt
• Überfällige Einträge werden markiert
• Optional zusätzliche Benachrichtigungen via E-Mail oder Teams
• Tägliche Prüfung aller relevanten Fristen
• Erzeugung von Aufgaben oder Benachrichtigungen
• Markierung überfälliger Fälligkeiten
• Optional parallele E-Mail-/Teams-Benachrichtigung
• Reminder werden zuverlässig ausgelöst
• HR, Führungskräfte und Mitarbeitende erhalten rechtzeitig Hinweise
• Verträge, Probezeiten, Sonderformen und Zertifikate bleiben im Blick
• Boarding-Aufgaben, Tasks und HR-Notizen werden überwacht
• Überfällige Fälligkeiten werden klar gekennzeichnet
• Prüfung, welche Reminder aktiv sind (täglich/wöchentlich)
• Empfängerkreise definieren
• KV-Sprung-Regel finalisieren
• Kanalwahl (Teams/E-Mail/Aufgabe) festlegen
• Reminder-Duplikate vermeiden
• Follow-up-Zeiträume für HR-Notizen und Aufgaben prüfen
Arbeitserlaubnis
• Logik: gültig bis heute + 30 Tage
• Empfänger: HR
• Hinweis: Ablauf der Arbeitserlaubnis
Probezeit
• Logik: Eintrittsdatum + Probezeit – 20 Tage
• Empfänger: HR
• Hinweis: Probezeit endet
Geburtstag
• Logik: heute
• Empfänger: HR, Führungskraft
• Hinweis: Geburtstag
Befristeter Vertrag
• Logik: Enddatum – 30 Tage
• Empfänger: HR
• Hinweis: Vertragsende
Sonderformen
• Logik: Enddatum – 30 Tage
• Empfänger: HR
• Hinweis: Ablauf der Sonderform
Boarding-Aufgaben
• Logik: Fälligkeit ≤ heute + 3 Tage, Status ≠ Abgeschlossen
• Empfänger: HR, Führungskraft, Mitarbeitende
• Hinweis: fällig
HR-Tasks
• Logik: Fälligkeit ≤ heute + 3 Tage
• Empfänger: HR
• Hinweis: fällige HR-Aufgabe
MSS-Tasks
• Logik: Fälligkeit ≤ heute + 3 Tage
• Empfänger: Führungskraft
• Hinweis: fällige MSS-Aufgabe
ESS-Tasks
• Logik: Fälligkeit ≤ heute + 3 Tage
• Empfänger: Mitarbeitende
• Hinweis: persönliche Aufgabe fällig
HR-Notizen – Follow-up
• Logik: Follow-up-Datum ≤ heute + 3 Tage
• Empfänger: HR
• Hinweis: Wiedervorlage
KV-Sprung
• Logik: Tag selbst oder Vorwoche
• Empfänger: HR
• Hinweis: KV-Anpassung prüfen
Zertifikate
• Logik: gültig bis ≤ heute + 30 Tage
• Empfänger: HR
• Hinweis: Zertifikat läuft ab
Reminder-Auslöser allgemein
• Tägliche Prüfung
• Erzeugung von Aufgaben oder Benachrichtigungen
• Markierung überfälliger Einträge
• Optional parallele Benachrichtigung
