Quick-Info

• Ziel: Genehmigte Recruiting-Stellen bearbeiten, Inserate erstellen, Veröffentlichungen durchführen und Kandidat:innen anlegen.
• Voraussetzungen: Stellenanforderung genehmigt, Recruiting-Team zugeordnet, Position auf Genehmigt gesetzt, Stelle unveröffentlicht aber voll bearbeitbar.
• Vorgehen: Benachrichtigung prüfen → Stelle öffnen → Reiter nutzen → Inserat erstellen/veröffentlichen → Postingdetails pflegen → Kandidat:in hinzufügen.

Voraussetzungen

• Stellenanforderung wurde genehmigt
• Recruiting-Team und Führungskraft sind zugeordnet
• Positionsstatus wurde auf Genehmigt (Recruiting) gesetzt
• Stelle ist noch unveröffentlicht, aber vollständig bearbeitbar
• Verdecktes Recruiting ist möglich

Schritte im Detail

A) Information und Zugriffsrechte

• Recruiter erhält einen HR-Task nach Genehmigung
• Recruiting-Team hat Zugriff ohne aktive Benachrichtigung
• Status im Header steht auf Genehmigt; alle Funktionen sind freigeschaltet

B) Übersicht der Tabs und Reiter

Kandidat:innen

• Übersicht aller Bewerbungen nach Status (Neue Bewerbung, HR Review, Manager Review, Interview, Angebot, Vertrag, Eingestellt, Abgelehnt)
• Manuelle oder automatische Bewerbungsanlage möglich

Stellenanforderung

• Alle Details aus der ursprünglichen Anforderung sichtbar
• Enthält Besetzungsgrund, Mitarbeitertyp, Vertragstyp, Priorität, Recruiter, Führungskraft
• Dient als Referenz- und Genehmigungsdokumentation

Inserat

• Enthält Titel, Aufgaben, Qualifikationen, Benefits, Bewerbungslink
• Inserat kann als Word-Dokument generiert werden
• Änderungen sind nach ca. fünf Minuten sichtbar

Interne/Externe Veröffentlichungen

• Verwaltung aller Veröffentlichungen inkl. Startdatum, Enddatum, Plattform, Kosten
• Veröffentlichung auf Website oder externen Plattformen möglich

Interviews

• Übersicht aller geplanten Interviews inkl. Typ, Teilnehmende, Datum, Status, Verantwortliche

Offene HR-Aufgaben

• Darstellung aller offenen Aufgaben zur Stelle

Aktivitäten

• Vollständiges Audit-Log der Recruiting-Historie

C) Aktionen im Menü Aktionen

Recruiting-Team ändern

• Anpassung von Recruiter, Führungskraft, Recruiting-Team und Reviewer
• Änderungen wirken global auf alle Kandidat:innen

Inserat erstellen

• Dokument basierend auf Stellenprofil generieren
• Token werden automatisch ersetzt
• Weiterverwendung möglich (intern/extern)

Inserat veröffentlichen

• Eintrag unter Interne/Externe Veröffentlichungen wird erstellt
• Website-Schaltung erfolgt automatisch (Sichtbarkeit nach ca. fünf Minuten)
• Änderungen werden innerhalb von fünf Minuten synchronisiert
• Inserate können depubliziert oder erneut veröffentlicht werden

Postingdetails ergänzen

• Pflege von Startdatum, Enddatum, Plattform, Kosten, Budgetstelle, Status
• Reminder: Endet ein Posting ≤ zehn Tage, wird automatisch ein Reminder an HR erzeugt

Intern veröffentlichen

• Veröffentlichung ausschließlich für interne Mitarbeitende

Kandidat:in hinzufügen

• Manuelle Anlage vor oder nach Veröffentlichung möglich
• Duplikatprüfung aktiv
• Datensatz erscheint unter Neue Bewerbung
• Recruiting-Team und Reviewer erhalten Sichtrechte
• HR erhält automatisch eine Aufgabe zur Prüfung

D) Sichtbarkeit und Datenfluss

• HR und Recruiting-Team können Bewerbungen und Veröffentlichungen bearbeiten
• Führungskräfte erhalten Lesezugriff
• Reviewer sehen Feedbacks und Interviewnotizen
• Änderungen an Team oder Reviewer wirken sofort systemweit

Ergebnis

• Stelle ist nach Genehmigung vollständig bearbeitbar
• Reiter und Aktionen sind verfügbar
• Teamzuordnung, Inserat und Postingdetails werden korrekt versioniert
• Inserat wird nach Veröffentlichung korrekt angezeigt
• Reminder für Posting-Ende wird automatisch ausgelöst
• Kandidat:innen können manuell oder über Formular angelegt werden

Hinweise / Nachprüfung

• HR-Task nach Genehmigung prüfen
• Sichtbarkeit aller Reiter validieren
• Veröffentlichungen und Postingdetails kontrollieren
• Reminder-Auslösung prüfen
• Audit-Log auf korrekte Dokumentation der Änderungen prüfen

Parameterübersicht

• Status: Genehmigt (Recruiting)
• Veröffentlichungsarten: intern, extern
• Postingdetails: Startdatum, Enddatum, Plattform, Kosten
• Teamänderung: global wirksam
• Duplikatprüfung: aktiv bei Kandidatenanlage
• Reminder: Posting-Ende ≤ zehn Tage

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