Antrag über ESS einreichen (mit Dokumentupload & Genehmigungsworkflow)

Über ESS können Mitarbeitende Anträge direkt ausfüllen, Dokumente hochladen und zur Prüfung an Führungskraft und HR senden. Das System steuert automatisch Statuswechsel, Aufgabenverteilung und Dokumentverschiebung. Der gesamte Workflow – von Entwurf über Genehmigung bis Ablehnung – wird transparent dokumentiert und ist sowohl im ESS als auch in der Personalakte nachvollziehbar.

Quick-Info

Ziel: Antrag über ESS ausfüllen und an den Workflow übermitteln
Voraussetzungen: aktive Personalakte, hinterlegter Workflow, Uploadfunktion aktiv
Vorgehen: Startseite → Antrag starten → Formular ausfüllen → Dokument hochladen → absenden

Voraussetzungen

aktive Personalakte
ESS ist aktiviert
Workflow MA → Führungskraft → HR aktiv
Uploadfelder im Formular vorhanden
Formularfelder Titel, Kategorie, Datum, Beschreibung verfügbar

Schritte im Detail

A) Antrag starten

Startseite öffnen
„Antrag starten“ wählen
Formular öffnet sich im ESS

B) Formular ausfüllen

Titel eintragen
Kategorie auswählen
Beschreibung bzw. Begründung eingeben
Datum oder Zeitraum auswählen
wenn Upload aktiviert:
- Dokument hochladen
- Edit-Formular erscheint
- Dokumentname anpassen
- Dokument wird erst nach Absenden endgültig verarbeitet

C) Antrag absenden

System setzt Status auf „Gesendet an HR“
Dokumente werden verzögert (1–2 Minuten) in den Ordner „Antragsdokumente ESS“ verschoben
HR erhält automatisch eine Aufgabe
Führungskraft erhält ebenfalls eine Aufgabe, wenn im Workflow vorgesehen

D) Genehmigungsworkflow

Führungskraft prüft und wählt:
- Genehmigen
- Ablehnen
- Rückfragen an Mitarbeitende
HR führt finale Genehmigung oder Ablehnung durch
System setzt Status automatisch

Systemaktionen

automatische Statuswechsel: Entwurf → Gesendet → In Prüfung → Genehmigt / Abgelehnt
zeitversetztes Verschieben hochgeladener Dokumente
automatische Aufgaben an Führungskraft und HR
Dokumentation aller Änderungen im Aktivitätenprotokoll
automatische Zuordnung der Dokumente

Ergebnis

Antrag ist erfolgreich eingereicht
Dokumente liegen korrekt im Antragsordner
Aufgaben sind bei Führungskraft und HR sichtbar
Statusverlauf vollständig dokumentiert
Antrag sichtbar im ESS und in der Personalakte

Hinweise / Nachprüfung

Dokumente im Ordner „Antragsdokumente ESS“ prüfen
Aufgabenstatus bei Führungskraft und HR kontrollieren
Workflowverlauf im Aktivitätenprotokoll prüfen
bei fehlenden Angaben Rückfrage-Funktion nutzen

Parameterübersicht

Titel – Eingabe durch Mitarbeitende
Kategorie – Auswahlfeld
Datum – Eingabe
Upload – optional, via Edit-Formular
Workflow – MA → Führungskraft → HR
Status – Entwurf / Gesendet / In Prüfung / Genehmigt / Abgelehnt

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