Quick-Info

• Ziel: Angebot erstellen, Gehaltsvorschlag berücksichtigen, Genehmigung einholen und versenden.
• Voraussetzungen: fortgeschrittener Recruiting-Status, Gehaltsvorschlag vorhanden oder anforderbar, E-Mail-Vorlage verfügbar, Personalstammdatenformular hinterlegt.
• Vorgehen: Angebot vorbereiten → Genehmigung einholen → Angebot versenden → Aktivitäten prüfen.

Voraussetzungen

• Recruiting-Status mindestens Final Review oder Angebot in Vorbereitung
• Optional: Interview und Feedback abgeschlossen
• Gehaltsvorschlag vorhanden oder anforderbar
• E-Mail-Vorlage Angebotsschreiben ist hinterlegt
• Personalstammdatenformular ist verlinkt

Schritte im Detail

A) Angebot vorbereiten

• Kandidatenprofil öffnen
• Aktionen → Angebot vorbereiten
• Bei vorhandenem Gehaltsvorschlag: Vorschlagsdatum, Gehalt, Eintrittsdatum, Wochenstunden sichtbar
• Ohne Gehaltsvorschlag:
  • Menü → Gehaltsvorschlag anfordern
  • Führungskraft erhält Aufgabe
  • HR ergänzt: Eintrittsdatum, Wochenstunden, Vertragstyp, Urlaubsanspruch, Homeoffice-Anteil, Anmerkungen
  • Gehaltskomponenten wie Grundgehalt und Zulagen ergänzen
• HR speichert das Angebot
• Angebotsstatus → In Vorbereitung
• Aktivität wird erzeugt

B) Angebot zur Genehmigung senden

• Menü → Angebot → Zur Genehmigung senden
• Führungskraft erhält Aufgabe Angebot prüfen und genehmigen
• Führungskraft sieht Angebotsdetails im Reiter Angebot (Lesemodus)
• Menü → Angebot → Angebot sichten öffnet Genehmigungsmaske
• Entscheidungen:
  • Genehmigen → Angebot freigegeben
  • Ablehnen → Kommentar verpflichtend
• Systemaktionen:
  • Ablehnung → HR wird informiert, Angebotsstatus → Überarbeitung notwendig
  • Genehmigung → Angebotsstatus → Genehmigt
• Optional: zusätzliche Genehmiger
• Alle Schritte werden in der Historie dokumentiert

C) Angebot an Kandidat:in versenden

• Aktionen → HR-Admin Aktionen → E-Mail versenden → Vorlage Angebotsschreiben
• Token ersetzen automatisch Daten wie Name, Position, Eintrittsdatum, Gehalt, Wochenstunden, Vertragstyp
• HR kann Text anpassen
• Optional: Vertragsentwurf oder PDF anhängen
• Nach Versand:
  • Aktivität Angebot an Kandidat:in versendet
  • E-Mail enthält Link zum Personalstammdatenformular
  • Kandidat:in erhält alle Angebotsdetails

D) Kandidat:innen-Reaktion (informativ)

• Kandidat:in öffnet Personalstammdatenformular
• Daten werden an HR übermittelt
• Weiterverarbeitung erfolgt in Onboarding-Prozessen

Systemaktionen

• Statusänderungen wie In Vorbereitung, Überarbeitung notwendig, Genehmigt
• Aufgaben an Führungskraft bei Gehaltsvorschlag und Genehmigung
• Automatische Token-Ersetzung in der Angebotsvorlage
• Protokollierung aller Angebotsaktionen
• Versand des Links zum Personalstammdatenformular

Ergebnis

• Angebot ist vollständig erfasst und nachvollziehbar dokumentiert
• Führungskraft kann prüfen, genehmigen oder ablehnen
• HR versendet geprüfte Angebote per Vorlage
• Token befüllen sich automatisch korrekt
• Aktivitäten dokumentieren den vollständigen Angebotsprozess

Hinweise / Nachprüfung

• Angebotsstatus prüfen
• Manager-Taskliste auf Genehmigungsaufgaben prüfen
• Aktivitäten im Kandidatenprofil und Angebotsdatensatz kontrollieren
• Vorlage für Angebotsschreiben testen
• Personalstammdatenformular öffnen und Übertragung prüfen

Parameterübersicht

• Angebotsstatus: In Vorbereitung, Überarbeitung notwendig, Genehmigt
• Gehaltsvorschlag: optional, anforderbar
• Genehmigung: Führungskraft und optional weitere Genehmiger
• E-Mail-Vorlage: Angebotsschreiben
• Datenlink: Personalstammdatenformular
• Aktivität: vollständige Protokollierung

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