Quick-Info

• Ziel: Vollständige Funktionsfähigkeit aller Recruiting-Prozesse sicherstellen
• Voraussetzungen: Hinterlegte Positionen, Vorlagen, Rollen, Benachrichtigungen, Datenschutz-Logik
• Vorgehen: Positionen prüfen → Vorlagen pflegen → Rollen berechtigen → Datenschutz und Dokumenttypen festlegen

Voraussetzungen

• Positionen im Stellenplan vorhanden und gepflegt
• Recruiting-Stellen verfügen über Position-ID und Status Genehmigt oder Veröffentlicht
• E-Mail-Vorlagen für alle Recruiting-Schritte vorhanden
• Vertragsvorlagen für Angebots- und Vertragserstellung hinterlegt
• Recruiting-Rollen (Recruiter, Recruiting-Team, Hiring Manager, Reviewer) gepflegt
• Datenschutz- und Löschfristen vorab definiert
• Dokumenttypen und Uploadlogik festgelegt

Schritte im Detail

A) Kandidatinnen, Kandidaten und Positionen

• Einstellungen und Tests sind nur möglich, wenn eine Bewerbung einer aktiven Recruiting-Stelle zugeordnet ist
• Initiativbewerbungen müssen manuell einer Recruiting-Stelle zugeordnet werden
• Recruiting-Stellen müssen nicht veröffentlicht sein, um eine Einstellung durchführen zu können
• Voraussetzung für jede Einstellung: Position-ID ist hinterlegt und Status ist Genehmigt oder Veröffentlicht

B) E-Mail-Kommunikation

• E-Mail-Vorlagen müssen in der Liste E-Mail-Vorlagen vorhanden sein
• Standardtexte werden genutzt für: Eingangsbestätigung, Interview, Absage, Angebot, Vertrag, Löschbestätigung
• Beim Versenden wird die Application-ID automatisch in den Betreff eingefügt
• Antworten von Kandidatinnen und Kandidaten werden automatisch importiert und der richtigen Bewerbung zugeordnet

C) Verträge und Dokumenterstellung

• Vertragsvorlagen müssen in der Liste Vorlagen hinterlegt sein
• Token in diesen Vorlagen werden automatisch befüllt (Name, Position, Gehalt, Eintrittsdatum)
• Ohne Vorlage kann der Schritt Vertrag erstellen nicht ausgeführt werden
• Vorlagen können mehreren Recruiting-Stellen zugeordnet werden

D) Benachrichtigungen und Berechtigungen

• Aufgaben und Benachrichtigungen werden je nach Rolle angezeigt
• Recruiter und HR arbeiten über das Recruiting-Modul und die HR-Taskliste
• Hiring Manager nutzen MSS-Aufgaben
• Reviewer erhalten Aufgaben in ihrer persönlichen Aufgabenansicht
• Rollen müssen gepflegt sein, da sie automatisch auf alle neuen Bewerbungen angewendet werden

E) Dokumente und Uploads

• Hochgeladene Dokumente werden automatisch mit Application-ID und REC-ID verknüpft
• Dokumenttypen müssen definiert sein, damit Ablagepfade korrekt zugeordnet werden
• Einheitliche Typen erleichtern saubere Datenhaltung und Archivierung

F) Datenschutz und Löschlogik

• Datenschutz-Einstellungen müssen vor Anlage von Bewerbungen definiert sein
• Löschdatum basiert auf Bewerbungsdatum
• Nur Datenschutz: Bewerbungsdatum + 180 Tage
• Datenschutz + Data Retention: Bewerbungsdatum + 365 Tage
• Logik gilt für automatische und manuelle Bewerbungen gleichermaßen

G) Interview- und Feedbackfunktionen

• E-Mail- oder Kalender-Vorlagen müssen vorhanden sein, um Interviews und Feedbackprozesse nutzen zu können
• Interviewer:innen müssen als Personen im System vorhanden und berechtigt sein

Systemaktionen

• Automatische Zuordnung hochgeladener Dokumente anhand Application-ID und REC-ID
• Automatischer Import von E-Mail-Antworten in die Bewerbung
• Automatische Berechnung des Löschdatums anhand der Datenschutzlogik
• Automatische Rollen- und Berechtigungsübernahme bei neuen Bewerbungen

Ergebnis

• Recruiting-Prozesse können vollständig genutzt werden
• Bewerbungen können korrekt verwaltet, kommuniziert und abgeschlossen werden
• Vertrags- und Dokumenterstellung funktionieren ohne Fehler
• Rollen, Benachrichtigungen und Uploads werden korrekt verarbeitet
• Datenschutz- und Löschlogik funktioniert unabhängig vom Eingangskanal

Hinweise / Nachprüfung

• Liste E-Mail-Vorlagen prüfen
• Vertragsvorlagen in der Vorlagenliste kontrollieren
• Recruiting-Stellen auf Position-ID und Status Genehmigt oder Veröffentlicht prüfen
• Datenschutzlogik testen (Löschdatum)
• Rollen und Berechtigungen nachvollziehen
• Dokumenttypen und Ablagewege prüfen

Parameterübersicht

• Position-ID und Positionsstatus erforderlich
• E-Mail-Vorlagen für alle Recruiting-Schritte
• Vertragsvorlagen mit Token
• Rollen: Recruiter, Recruiting-Team, Hiring Manager, Reviewer
• Datenschutzlogik: 180 oder 365 Tage
• Dokumenttypen definiert
• Auto-Verknüpfung über Application-ID und REC-ID

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