Aktennotiz hinzufügen (inkl. Follow-up-Reminder)

Über die Funktion „Aktennotiz hinzufügen“ können HR-Mitarbeitende schnell strukturierte Notizen in der Personalakte hinterlegen. Das System setzt automatisch das Erstelldatum, befüllt den Mitarbeitenden, legt die Notiz sowohl in der Akte als auch in der globalen HR-Notizenliste ab und erstellt einen Follow-up-Reminder, falls dieser aktiviert ist. Änderungen und Sichtrechte sind klar geregelt.

Quick-Info

Ziel: Aktennotiz erfassen und optional Reminder setzen
Voraussetzungen: Personalakte, Schreibrechte, aktive HR-Notizenliste, Reminder-Logik
Vorgehen: Personalakte → Aktennotiz hinzufügen → Inhalte erfassen → Follow-up setzen → speichern

Voraussetzungen

Personalakte des Mitarbeitenden vorhanden
HR hat Schreibrechte
HR-Notizenliste aktiv
Follow-up-Reminder-Logik aktiv

Schritte im Detail

Personalakte öffnen
Aktionen → „Aktennotiz hinzufügen“ wählen
Eingabefenster öffnet sich
Mitarbeitende/r ist automatisch vorbefüllt
Thema eintragen
Details als Freitext ergänzen
Datum wird automatisch gesetzt
optional Follow-up aktivieren und Fälligkeit definieren
System erzeugt automatisch einen Reminder 5 Tage vor dem Fälligkeitsdatum
speichern
Notiz erscheint in der Personalakte und in der globalen HR-Notizenliste

Systemaktionen

automatische Vorbefüllung des Mitarbeitenden
automatisches Setzen des Erstellungsdatums
automatischer Follow-up-Reminder 5 Tage vor Fälligkeit
Eintrag in Personalakte und globale HR-Notizenliste

Ergebnis

Aktennotiz korrekt erstellt
Datum automatisch gesetzt
Reminder (falls gesetzt) aktiv
Eintrag sichtbar in Personalakte und HR-Notizenliste

Hinweise / Nachprüfung

Sichtberechtigungen prüfen (HR bearbeitet, Führungskraft sieht)
Follow-up-Datum prüfen
Reminder-Eintrag in der HR-Notizenliste kontrollieren

Parameterübersicht

Mitarbeiter/in – automatisch vorbelegt
Thema – Eingabe durch HR
Details – Freitext
Datum – automatisch gesetzt
Follow-up – optional, mit Fälligkeitsdatum

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